自社に不幸があった場合にすみやかに取引先などにその旨を伝えるために送るのが訃報メールです。
訃報メールは事実を正確に伝えることが重要であるだけでなく、相手に必要以上に気を使わせることのないようにしなければならないため、長々と書くのではなく簡潔な内容に留めるのが基本です。
ただし、相手に思い出してもらえるように、故人の略歴なども短く記載するとよいでしょう。
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訃報メールを取引先に送る際の書き方のポイント
- ・死因はプライバシーの問題があるため記載しないこともあります。
- ・お通夜や葬儀の日時、場所が分かるようにしておきましょう。会場へのアクセスについても触れておくと丁寧です。
- ・仏式や神式など通夜や葬儀の形態が決まっていれば記載しましょう。
- ・喪主を務める方の氏名と個人との続柄を明記するのが一般的です。故人の奥さんが喪主を務める場合は、氏名のあとに「妻」又は「御令室」と書いておきましょう。後者の方が丁寧です。
- ・メールを受け取った人が問い合わせできるように、葬儀についての問い合せ先を入れておく必要があります。
訃報メールを取引先に送る際のメール例文
件名：訃報のお知らせ
株式会社〇〇
〇〇 様
お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇です。
当社代表取締役会長〇〇〇〇儀、かねて療養中のところ、
〇〇年〇月〇日午前〇時〇〇分、享年〇歳にて永眠いたしました。
生前のご厚誼に心より感謝し、謹んでお知らせ申し上げます。
葬儀告別式は以下のとおり執り行いますので、併せてお知らせ申し上げます。
１．日時
葬儀〇年〇月〇日〇時～〇時
告別式〇年〇月〇日〇時～〇時
２.場所
〇〇県〇〇市〇〇町〇番〇〇-〇〇
〇〇ホール
アクセス〇〇線〇〇駅（徒歩〇分）
URL：https://xxxxxxxxxxxxxxx
３.喪主
〇〇〇〇（御令室）
４.お問合せ先
〇〇部〇〇〇〇
TEL：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
メール：〇〇〇@〇〇〇.〇〇
ご連絡いただく際には、上記電話番号までお願いします。
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〇〇株式会社
〇〇部 〇〇
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