ビジネスシーンにおいてメールを書いてやりとりをする機会は非常に多いです。
緊急を要する場合は電話で連絡する形が多くなりますが、社員一人一人にメールアドレスが割り当てられる会社も多く、普段の連絡やお問い合わせを行う際はメールを使うのが一般的になっています。
メールが連絡手段のベースとなると、社内メールだけではなく、社外の様々な取引先や顧客へメールでやり取りをする形になることも多いので、信用を失わないためにも失礼が無いようにしっかりと形式やマナーを守る必要があります。
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メールの基本構成
一般的にビジネスメールを書く上での基本構成は、下記の６項目の順番が基本の形になります。
１）宛名
２）挨拶
３）名乗り
４）要旨・詳細
５）結びの挨拶
６）署名
１）宛名
ビジネスメールの宛名の書き方は、社内と社外で異なりますので混同させないように注意しましょう。
社外メールの宛名の場合には「○○株式会社 営業部長 田中 太郎 様」といった表記をします。
会社名・部署・役職・氏名・敬称を書きますが、会社名などに略称は使用してはいけません。
例えば、株式会社の場合「（株）◯◯◯」では無く「株式会社◯◯◯」といった形で書きます
氏名も苗字だけではなくフルネールで書くと親切、丁寧さが伝わります。
社内へ送るメールの場合の宛名は「営業2課部長 田中 様」のように部署・役職・氏名・敬称を書くようにします。
「営業2課 田中部長」役職と氏名を一度に表記してもOKです。
※「営業2課 田中部長 様」のように役職の後に敬称をつけるのは間違いとなりますので注意しましょう
敬称は「様」ではなく「さん」や「殿」を使用する会社もあります。
メールを部署の全員などに贈る場合には「人事部各位」「ご担当者各位」といった表記をします。
２）挨拶
宛名の次には、挨拶の一文を入れるようにします。
挨拶を省いて、いきなり本題に入ってしまうとメールの印象が悪くなってしまうため、必ず挨拶を書きましょう。
一般的に使用される挨拶としては「お世話になっております」「いつも大変お世話になっております」などがあります。
「お疲れ様です」は社内メールの場合には問題ありませんが、労いの意味も含まれるため社外メールには使用しないほうが無難です。
３）名乗り
自分がどこの誰なのかということを書きます。
メールの文末に署名があるため省いても問題がないように思えますが、名乗りは自己紹介の意味合いを持つため省略しては失礼になりますので気をつけましょう。
名乗りとしては「○○株式会社営業部の鈴木一夫です」と会社名・部署・氏名を表記します。
初めてメールを送る相手の場合には、「はじめまして」と挨拶をして簡単な自己紹介を添えるようにすると良いでしょう。
４）要旨・詳細
要旨・詳細で、本題に入ります。
要旨でメールの内容を簡単に説明し、その後に詳細にわかりやすく本題を述べるという流れで書きましょう。
いきなり詳細から入ると、メールを受け取った人が趣旨を理解するまでに時間がかかります。
なぜ、今回のメールを送ったのかを述べ、その後に本題に入りますが、長文だと読み飛ばされてしまう可能性があるので可能な限り簡潔にまとめることがポイントです。
用件や結論を先に書いて、詳細を後に書くとわかりやすくなります。
また、要件が箇条書きでまとめられる場合は箇条書きにすると見やすくなるでしょう。
添付ファイルがある場合は、「添付した資料をご覧ください」のみより、一緒に添付したファイル名を本文に記載（複数ある場合は全て）すると親切です。
５）結びの挨拶
結びの挨拶として一般的に使用されるフレーズは「よろしくお願いいたします」や「ご不明な点、お気づきなどございましたら、お気軽にお問い合わせください」などがあります。
お願いやお伺いを立てる際は、「ご検討のほど、お願い申し上げます」などを使いますので、メールの内容や文章の流れなどに適した言葉をチョイスしましょう。
６）署名
メールの文章を結んだ後に、署名を表記します。
署名にはメールの送り主が誰なのかということや、連絡先といった必要な情報を表記しますのでビジネスメールには必須です。
署名は大体の形式があるので一度署名を作成したら、その後はコピー＆ペーストで使用しても大丈夫ですが、お使いのメールソフトで署名あらかじめ登録しておいて、メール作成時に自動挿入できるようにしておくと便利です。
署名内容としては、会社名・部署名・役職・氏名・会社の住所・電話番号・メールアドレス・会社のWebサイトを表記します。
■署名の例１）
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
○○○○○○株式会社
○○部 ○○ ○○（名前）
■ URL ：https://www.xxxxxxx.xx/
■ E-Mail：info@xxxxxxx.xx
■ TEL ：03-xxxxx-xxxxx平日10:00 – 18:00（土日祝休）
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ○○○○○○株式会社 ━
■署名の例２）
***********************************************
○○○○○○株式会社
◇ 〒123-4567 ○○県○○市○○○○○○
○○部 ○○ ○○（名前）
◇ E-Mail：info@xxxxxxx.xx
◇ TEL ：090-xxxx-xxxx
***********************************************
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直接連絡が必要な場合などは、自分の携帯電話の番号を入れるなど、状況に合わせて署名を調整することが必要です。
