会議の出欠確認メールをする時の書き方と例文

会議の出欠確認メールをする時の書き方と例文

会議の出欠確認はメールで行うと便利な反面、書き方やマナーが守られていないと思わぬトラブルに発展してしまうケースがあります。
メールでやり取りする際のトラブルを防ぐためにも、マナーや気をつけなければいけないことを意識しておきたいものです。
出欠確認のメールで失敗しないためのポイントを例文と合わせて紹介します。メール作成の際に参考にしてみてください。

出欠確認のメールで押さえておきたいポイント

  • ・仕事でメールでやり取りする機会が多いと、たくさんのメールが届きます。その中から確実に読んでもらうためには、件名が大事なポイントです。曖昧な件名にせず「出欠確認」「重要」などの語句を件名に入れるようにしましょう。
  • ・出欠確認のメールは、長文にせず読みやすくすることが大切です。1行を35文字以内に抑えたり改行で段落ごとに行間をあけたりするなど、メールの内容を簡潔にして、伝えたいことが相手にしっかり届くように気をつけることが大切です。
  • ・メールで出欠確認する時には、相手に不快な思いをさせず、また、余計な手間をとらせないように丁寧な表現を心がけましょう。

会議の出欠確認メールの例文_1

件名:会議出欠のご確認

営業部 ◯◯ 部長

お疲れ様です。
総務部の△△です。

先週にお送りした会議の件、◯◯部長のご都合はいかがでしょうか。
出欠のご回答をいただいてなかったので、念のためメールを再送させていただきました。
会議出席者への連絡や資料等の準備も必要なため、事前に出席者の人数を把握しておきたく、今週中にお返事いただけると幸いです。

また、このメールと行き違いで返信をいただいておりましたら申し訳ございません。
お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

──────────────────
◯◯株式会社
◯◯部 ◯◯
──────────────────

会議の出欠確認メールの例文_2

件名:【確認】会議出欠の件

営業部 ◯◯ 部長

お疲れ様です。
総務部の△△です。

先週にお送りした会議の件ですが、お返事をいただいておりませんでしたので連絡しました。
日時確認の為、下記再度お送りいたします。

■日時
 ◯月◯日 ◯時~◯時(予定)

■場所
 本社◯◯会議室

■内容
 ◯◯の関して

資料部数などの関係もあり事前に出席者の人数を把握するため、
お忙しいところ恐縮ですが◯日までにお返事をいただけますでしょうか。

このメールと行き違いで返信をいただいておりましたら申し訳ございません。
何卒よろしくお願いいたします。

──────────────────
◯◯株式会社
◯◯部 ◯◯
──────────────────

※ご利用規約
・当サイトの例文テンプレートは例文形式となりますので、アレンジを前提にご利用いただけますが、あくまでも例文(サンプル文章)となりますので、内容をよくご確認いただき、お客様のご判断と責任におきましてご利用をお願い申し上げます。
・例文テンプレートの内容関しては、正確性、確実性を保証するものではありません。今後、予告なしに内容を変更または廃止する場合があります。
・当サイトの例文テンプレートデータをご利用いただく場合には、お客様のご判断と責任におきましてご利用をお願い申し上げます。また、例文テンプレートデータ内容を十分ご確認いただきご利用をお願いいたします。
・例文テンプレートデータに関してのトラブルは、当サイトでは一切の責任を負いかねます事ご了承願います。
・当サイトの例文テンプレートの無断転用・転載を禁止します。
・詳細に関してはこちらのご利用規約プライバシーポリシーをご覧ください。

カテゴリー
社内メール 社内メール 確認・報告

タグ
/

関連コンテンツ

復職願いのメールの書き方と例文

復職願いのメールの書き方と例文

体調不良などの理由で職場を長期間離れていた職員が仕事に復帰する場合、職場への復職願いをメールで伝えます。 復職願いのメールとは、復職する際に人事担当者へ復職申請手続きを行い、その後に職場の人への挨拶を …
プロジェクトに参加した際の挨拶メールの書き方と例文

プロジェクトに参加した際の挨拶メールの書き方と例文

プロジェクトを成功させるためには、メンバー同士で協力し連携していくことが非常に重要です。 そのため、まずは挨拶メールを送ることが大切です。 そうすることでメンバーに自分を知ってもらえて、その先のコミュ …
社内の改善点を提案するメールの書き方と例文

社内の改善点を提案するメールの書き方と例文

社内の改善案をメール際は送信先が上司や上層部になるので、ただの不平不満だと捉えられないように文章表現には十分に注意をしましょう。 指摘する改善点のどのような点がマイナス面になっているのか明確にし、改善 …
結婚退職メール(社内向け)の書き方と例文

結婚退職メール(社内向け)の書き方と例文

結婚を機に退職することを決めたら、機をみて退職する旨を社内のお世話になった上司や同僚にメールを送りましょう。 礼儀正しい文章を心がけ、これまでお世話になったことへのお礼をしっかりと伝えられる文面にする …
就業規則改定のお知らせメールの書き方と例文

就業規則改定のお知らせメールの書き方と例文

残業や給与など、近年は働き方に関する問題が社会で注目されています。 働き方を考える上で、重要になってくるのが「就業規則」です。 就業規則に改定があった場合は、速やかに変更内容と適用日・労働者に与える影 …
企業内で手洗い・うがいを徹底するお知らせメールの書き方と例文

企業内で手洗い・うがいを徹底するお知らせメールの書き方と例文

感染症などが流行すると社内でも感染防止の対策が必要になります。 手洗いやうがいは感染防止の基礎的な対策ですが流行が拡大しているときには、いつもよりも意識喚起をする必要があります。 総務部などの福利厚生 …

タグ