会議の出欠確認メールをする時の書き方と例文

会議の出欠確認メールをする時の書き方と例文

会議の出欠確認はメールで行うと便利な反面、書き方やマナーが守られていないと思わぬトラブルに発展してしまうケースがあります。
メールでやり取りする際のトラブルを防ぐためにも、マナーや気をつけなければいけないことを意識しておきたいものです。
出欠確認のメールで失敗しないためのポイントを例文と合わせて紹介します。メール作成の際に参考にしてみてください。

出欠確認のメールで押さえておきたいポイント

  • ・仕事でメールでやり取りする機会が多いと、たくさんのメールが届きます。その中から確実に読んでもらうためには、件名が大事なポイントです。曖昧な件名にせず「出欠確認」「重要」などの語句を件名に入れるようにしましょう。
  • ・出欠確認のメールは、長文にせず読みやすくすることが大切です。1行を35文字以内に抑えたり改行で段落ごとに行間をあけたりするなど、メールの内容を簡潔にして、伝えたいことが相手にしっかり届くように気をつけることが大切です。
  • ・メールで出欠確認する時には、相手に不快な思いをさせず、また、余計な手間をとらせないように丁寧な表現を心がけましょう。

会議の出欠確認メールの例文_1

件名:会議出欠のご確認

営業部 ◯◯ 部長

お疲れ様です。
総務部の△△です。

先週にお送りした会議の件、◯◯部長のご都合はいかがでしょうか。
出欠のご回答をいただいてなかったので、念のためメールを再送させていただきました。
会議出席者への連絡や資料等の準備も必要なため、事前に出席者の人数を把握しておきたく、今週中にお返事いただけると幸いです。

また、このメールと行き違いで返信をいただいておりましたら申し訳ございません。
お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

──────────────────
◯◯株式会社
◯◯部 ◯◯
──────────────────

会議の出欠確認メールの例文_2

件名:【確認】会議出欠の件

営業部 ◯◯ 部長

お疲れ様です。
総務部の△△です。

先週にお送りした会議の件ですが、お返事をいただいておりませんでしたので連絡しました。
日時確認の為、下記再度お送りいたします。

■日時
 ◯月◯日 ◯時~◯時(予定)

■場所
 本社◯◯会議室

■内容
 ◯◯の関して

資料部数などの関係もあり事前に出席者の人数を把握するため、
お忙しいところ恐縮ですが◯日までにお返事をいただけますでしょうか。

このメールと行き違いで返信をいただいておりましたら申し訳ございません。
何卒よろしくお願いいたします。

──────────────────
◯◯株式会社
◯◯部 ◯◯
──────────────────

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