デスクワークのお仕事の方は、ほとんどの方が取引先企業やクライアント向けへ連絡手段としてメールを使っていると思います。
メールには相手の都合を考えずにすむことや、同時に複数人に同じ内容のメールを送れるなどさまざまなメリットがあります。
要件のみを伝えられたり、添付ファイルが送れたりと便利な点も多いですが、返事がすぐ来るとは限らない、ニュアンスや気持ちが伝わらない場合があるなど不都合な点もあります。
ビジネスでメールを使う際にはメリットとデメリットを認識して、ケースバイケースで使うことが必要です。
ビジネスにおけるメールの機能面における長所と短所について説明します。
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ビジネスでメールを使うメリット
相手の都合を考えずに送れる
電話の場合は相手が忙しい時間は避けなければならず、時間を拘束してしまうこともあります。
一方、メールなら受信者の都合で読むことができます。
手紙やFAXにおいても同じことが言えますが、メールの方が迅速に用件を伝えられる点は優れていると言えるでしょう。
複数の人に送るのに手間がかからずコストもかからない
数多くの人に同じ内容のメールを送る点においても便利です。
また、手紙の場合は切手代がかかりますがメールの場合は情報量が多くても何回送っても無料（※）です。
※インターネット回線を固定費用にしている場合
仕事の効率化が図れる
メールには自分が送信した内容のメールや、相手から受け取った内容のメールを探し出したい場合に検索機能があります。
送信者ごとや日付、キーワードなどでいつどんなメールを送ったのかを検索することが可能です。
手紙やFAXなどを探すのは時間がかかり、さらに労力も必要になります。
また、メールなら送受信の日時も分かるので最初からプロセスを確認するのも簡単です。
資料などのファイルが送れる
資料や請求書、領収書などのファイルを添付して送れるのも便利です。
わざわざコピーをする必要もなく、FAXで送るよりも鮮明な内容を相手は確認することができます。
保管スペースが必要ない
紙などは保存が必要だったり、かさばったりと保管をしておく場所の確保が必要になってきますが、メールであれば保管スペースは必要ありません。
保管場所を気にすることなく扱えるという点はメリットになります。
言った、言わないなどのトラブルを避けられる
メールの内容だけでなく、添付ファイルなども含め送受信の記録が残るので、電話などでありがちな言った、言わない、送った、送らないなどのトラブルを防げるのもメリットです。
ビジネスでメールを使うデメリット
メールを使わない人もいる
メールのデメリットとして挙げられるのが、相手もメールを使っていなければ使えないという点です。
ビジネスシーンにおいて使えて当然と考えられがちなメールですが、100％すべての人が使用しているとは限りません。
例えば、自分専用のパソコンがない場合もあるでしょうし、送信先メールアドレスが無いと送信できません。
キーボードを打つのが苦手という人もいるでしょう。
また、メールより電話の方が便利、と考えている人もいるという点を認識する必要があります。
メールの内容を確認してもらえるタイミングが分からない
相手の都合を考慮せずに送信できるのはメールのメリットですが、反面いつ読んでもらえるのか分からないといった点はデメリットと言えるでしょう。
返事を急いでいる場合は、その旨を書いておくか、もしくは電話をするかしないと、やきもきしながら待つことになります。
細かいニュアンスを伝えるのが難しい
文字だけでは細かいニュアンスを伝えられないことがあります。
そのため、誤解を招いてしまったり、お互いの認識にズレが生じたりして、トラブルにつながることも考えられます。
インターネット環境が無いと使えない
メールはインターネットを使って送受信するので、インターネットができる環境が無いと送信も受信もできません。
外出先などでインターネット回線が繋がらないなどといったトラブルになった場合は送受信できないので注意が必要です。
パソコンなどの媒体が壊れると復旧まで時間がかかる場合がある
メールを送受信する際はパソコンやスマホのソフトを使いますが、メールデータをパソコンに保存する形にしている場合はそのパソコンやスマホが故障してしまうとデータが消えてしまう場合があります。
WEBメールであればクラウド上に保存されているので大丈夫ですが、保存型の場合は定期的にデータのバックアップを取っておいたほうが良いでしょう。
コミュニケーションが深まらないことがある
電話や直接会って話をすれば、表情や話し方など雰囲気によって相手に良い印象を与えたり、話が膨らんだりしてコミュニケーションが深まることがあります。
しかし、メールだけで連絡を取り合っていると、無機質な感じになりがちなのでコミュニケーションが深まらないこともあるでしょう。
送ったメールは取り消すことができない
FAXや手紙は相手に届くまでに多少なりとも時間があるものです。
万が一、間違った情報を送ってしまった場合、ストップできる可能性はありますが、メールは送信ボタンをクリックしたら自動的に相手に送られてしまいます。
間違いのないよう、内容や誤字が無いかなど送信前に読み直して慎重に確認することが必要です。
まとめ：メールのデメリットも認識してトラブルを避ける
ジネスメールは相手の都合を考えずに送ることができたり、検索しやすく仕事の効率化が図れたりといったメリットが多いものです。
しかし、すぐに見てもらえない場合があったり、またメールを使っていない人がいたり、細かいニュアンスを伝えることが難しかったりといったデメリットもあります。
特に無自覚で間違った内容のメールを送ってしまうと、後々のトラブルにつながりかねません。
メールを使う際には言い回しなども含め、送信前にしっかりと内容を確認してから送信することが大切です。
