ビジネスにおいて便利なメールのメリットとデメリット

ビジネスにおいて便利なメールのメリットとデメリット

デスクワークのお仕事の方は、ほとんどの方が取引先企業やクライアント向けへ連絡手段としてメールを使っていると思います。
メールには相手の都合を考えずにすむことや、同時に複数人に同じ内容のメールを送れるなどさまざまなメリットがあります。
要件のみを伝えられたり、添付ファイルが送れたりと便利な点も多いですが、返事がすぐ来るとは限らない、ニュアンスや気持ちが伝わらない場合があるなど不都合な点もあります。
ビジネスでメールを使う際にはメリットとデメリットを認識して、ケースバイケースで使うことが必要です。
ビジネスにおけるメールの機能面における長所と短所について説明します。

ビジネスでメールを使うメリット

相手の都合を考えずに送れる

電話の場合は相手が忙しい時間は避けなければならず、時間を拘束してしまうこともあります。
一方、メールなら受信者の都合で読むことができます。
手紙やFAXにおいても同じことが言えますが、メールの方が迅速に用件を伝えられる点は優れていると言えるでしょう。

複数の人に送るのに手間がかからずコストもかからない

数多くの人に同じ内容のメールを送る点においても便利です。
また、手紙の場合は切手代がかかりますがメールの場合は情報量が多くても何回送っても無料(※)です。
※インターネット回線を固定費用にしている場合

仕事の効率化が図れる

メールには自分が送信した内容のメールや、相手から受け取った内容のメールを探し出したい場合に検索機能があります。
送信者ごとや日付、キーワードなどでいつどんなメールを送ったのかを検索することが可能です。
手紙やFAXなどを探すのは時間がかかり、さらに労力も必要になります。
また、メールなら送受信の日時も分かるので最初からプロセスを確認するのも簡単です。

資料などのファイルが送れる

資料や請求書、領収書などのファイルを添付して送れるのも便利です。
わざわざコピーをする必要もなく、FAXで送るよりも鮮明な内容を相手は確認することができます。

保管スペースが必要ない

紙などは保存が必要だったり、かさばったりと保管をしておく場所の確保が必要になってきますが、メールであれば保管スペースは必要ありません。
保管場所を気にすることなく扱えるという点はメリットになります。

言った、言わないなどのトラブルを避けられる

メールの内容だけでなく、添付ファイルなども含め送受信の記録が残るので、電話などでありがちな言った、言わない、送った、送らないなどのトラブルを防げるのもメリットです。

ビジネスでメールを使うデメリット

メールを使わない人もいる

メールのデメリットとして挙げられるのが、相手もメールを使っていなければ使えないという点です。
ビジネスシーンにおいて使えて当然と考えられがちなメールですが、100%すべての人が使用しているとは限りません。
例えば、自分専用のパソコンがない場合もあるでしょうし、送信先メールアドレスが無いと送信できません。
キーボードを打つのが苦手という人もいるでしょう。
また、メールより電話の方が便利、と考えている人もいるという点を認識する必要があります。

メールの内容を確認してもらえるタイミングが分からない

相手の都合を考慮せずに送信できるのはメールのメリットですが、反面いつ読んでもらえるのか分からないといった点はデメリットと言えるでしょう。
返事を急いでいる場合は、その旨を書いておくか、もしくは電話をするかしないと、やきもきしながら待つことになります。

細かいニュアンスを伝えるのが難しい

文字だけでは細かいニュアンスを伝えられないことがあります。
そのため、誤解を招いてしまったり、お互いの認識にズレが生じたりして、トラブルにつながることも考えられます。

インターネット環境が無いと使えない

メールはインターネットを使って送受信するので、インターネットができる環境が無いと送信も受信もできません。
外出先などでインターネット回線が繋がらないなどといったトラブルになった場合は送受信できないので注意が必要です。

パソコンなどの媒体が壊れると復旧まで時間がかかる場合がある

メールを送受信する際はパソコンやスマホのソフトを使いますが、メールデータをパソコンに保存する形にしている場合はそのパソコンやスマホが故障してしまうとデータが消えてしまう場合があります。
WEBメールであればクラウド上に保存されているので大丈夫ですが、保存型の場合は定期的にデータのバックアップを取っておいたほうが良いでしょう。

コミュニケーションが深まらないことがある

電話や直接会って話をすれば、表情や話し方など雰囲気によって相手に良い印象を与えたり、話が膨らんだりしてコミュニケーションが深まることがあります。
しかし、メールだけで連絡を取り合っていると、無機質な感じになりがちなのでコミュニケーションが深まらないこともあるでしょう。

送ったメールは取り消すことができない

FAXや手紙は相手に届くまでに多少なりとも時間があるものです。
万が一、間違った情報を送ってしまった場合、ストップできる可能性はありますが、メールは送信ボタンをクリックしたら自動的に相手に送られてしまいます。
間違いのないよう、内容や誤字が無いかなど送信前に読み直して慎重に確認することが必要です。

まとめ:メールのデメリットも認識してトラブルを避ける

ジネスメールは相手の都合を考えずに送ることができたり、検索しやすく仕事の効率化が図れたりといったメリットが多いものです。
しかし、すぐに見てもらえない場合があったり、またメールを使っていない人がいたり、細かいニュアンスを伝えることが難しかったりといったデメリットもあります。
特に無自覚で間違った内容のメールを送ってしまうと、後々のトラブルにつながりかねません。
メールを使う際には言い回しなども含め、送信前にしっかりと内容を確認してから送信することが大切です。

※ご利用規約
・当サイトの例文テンプレートは例文形式となりますので、アレンジを前提にご利用いただけますが、あくまでも例文(サンプル文章)となりますので、内容をよくご確認いただき、お客様のご判断と責任におきましてご利用をお願い申し上げます。
・例文テンプレートの内容関しては、正確性、確実性を保証するものではありません。今後、予告なしに内容を変更または廃止する場合があります。
・当サイトの例文テンプレートデータをご利用いただく場合には、お客様のご判断と責任におきましてご利用をお願い申し上げます。また、例文テンプレートデータ内容を十分ご確認いただきご利用をお願いいたします。
・例文テンプレートデータに関してのトラブルは、当サイトでは一切の責任を負いかねます事ご了承願います。
・当サイトの例文テンプレートの無断転用・転載を禁止します。
・詳細に関してはこちらのご利用規約プライバシーポリシーをご覧ください。

カテゴリー
ビジネスメールのマナーや書き方

関連コンテンツ

ビジネスメールのマナー

ビジネスメールのマナー

メールは今やビジネス通信の中心的な存在になっています。 通信速度の速さや発信の手軽さでいうと、これほど便利な通信ツールはありません。 手軽なだけに、ついつい安易に送ってしまった先方に不快な思いをさせて …
添付ファイルがある時のビジネスメールの書き方

添付ファイルがある時のビジネスメールの書き方

取引先などに添付ファイルつきのビジネスメールを送らなければならないときには、メールの文面に少し工夫が必要になってきます。 添付ファイルがある場合、いくつかのポイントを押さえて文面を書くことが大切です。 …
メルマガ罫線/飾り線/タイトル枠などのテンプレート40選!

メルマガ罫線/飾り線/タイトル枠などのテンプレート40選!

メルマガ(メールマガジン)を送信する際に、文字や記号だけではどうしても無機質な感じになってしまいます。 そこで、線や記号などを組み合わせた装飾文字(デコレーション)を加えて目を引くメルマガや、読みやす …
効率的な引用を使ったメール返信とは?

効率的な引用を使ったメール返信とは?

ビジネスメールでは、効率的なメールのやり取りをするために引用を活用します。 メールを引用することで、相手にとって読みやすく伝わりやすい内容になります。 引用メールは、全文引用と部分引用という方法があり …
読みやすいメールを書く際に注意したいポイント

読みやすいメールを書く際に注意したいポイント

メールは文章だけで情報を伝える手段なので、メールを書く際に用件が伝わればそれでよし、と思っていませんか? 電話のように相手の都合などを考えずに出せる点などメリットも多いものですが、書き方に注意しないと …
ビジネスメール文章の基本構成

ビジネスメール文章の基本構成

ビジネスシーンにおいてメールを書いてやりとりをする機会は非常に多いです。 緊急を要する場合は電話で連絡する形が多くなりますが、社員一人一人にメールアドレスが割り当てられる会社も多く、普段の連絡やお問い …
メールのTOやCC、BCCの違いとは?概要や使い方

メールのTOやCC、BCCの違いとは?概要や使い方

ビジネスシーンで相手にメールを送る場合、宛先の指定の仕方に少し戸惑うかもしれません。 メールの宛先は、TOやCC、BCCなどのスタイルからシーンに合わせて選ぶことができます。 それぞれの違いや適した使 …
ビジネス向けデザインのメール署名テンプレート20選!

ビジネス向けデザインのメール署名テンプレート20選!

ビジネスメールでは、本文の一番最後に署名といった形で誰がメールを出したのかを記載する署名を記載するのが一般的です。 署名は会社名や名前、住所や電話番号が記載されているので、誰がこのメールを送ったかがわ …
ビジネスメールの締めの言葉・終わりの言葉集

ビジネスメールの締めの言葉・終わりの言葉集

ビジネスメールの最後をどうやって締めくくろうか、悩んだ経験はありませんか? また、要件や冒頭の挨拶はしっかり書くのに、最後は簡単な終わりの言葉ですませてしまうことも多いのでは? それまで丁寧な文章を書 …

タグ