効率的な引用を使ったメール返信とは?

効率的な引用を使ったメール返信とは?

ビジネスメールでは、効率的なメールのやり取りをするために引用を活用します。
メールを引用することで、相手にとって読みやすく伝わりやすい内容になります。
引用メールは、全文引用と部分引用という方法があります。
仕事を効率よく進めるためにも、上手く引用メールを活用しましょう。
ここからは、引用メールの書き方のポイントなどについてご紹介します。

引用メールの使い方について

ビジネスメールの引用とは、返信メールの文章の中に元の文章や言葉を引用することです。
メーラーなどを使用する場合、自動的に引用するように設定できます。
自動引用を設定すると、元のメールに「> 」というマークがつきます。
メールの引用は、全文を引用する方法と必要な部分だけを引用する方法があります。
全文引用の場合は、相手とのメールのやり取りを一気に確認できるため、効率的にメール交換ができます。
プロジェクトの相談など、やり取りを全て残したいときに全文引用を使いましょう。
部分引用は、重要なポイントだけを引用したい時に使えます。
返答部分に「→」などを使用すると、よりやり取りが分かりやすくなるでしょう。
メールのやり取りを短くすることはできますが、引用のやり方で誤解を招く可能性があります。
部分引用で内容が分かりにくくなる場合は、全文引用と併用して利用しましょう。

全文引用と部分引用を上手く使い分ける

全文引用が長く続くと、メールの内容を確認しづらくなります。
メールのやり取りが長くなる場合は、部分引用を使い大事な内容だけ残しておくと良いでしょう。

相手の質問やメール内容に関して、部分引用を使って一問一答形式にする

相手からの質問や意見したい箇所が多い場合、部分引用を使い箇条書きのようなレイアウトで返答すると、要件のみを簡素に伝えることができ相手の方が読みやすいでしょう。

全文引用と部分引用を両方活用する

念のため、メールのやり取りを全て残しておきたい場合、全文引用と部分引用を両方利用しましょう。
一問一答形式で返信したい時に有効な方法です。
全文引用をした後、自分で書いたメール文章の中に質問部分を引用して、その下に答えを書くというやり方です。
例えば、下記のような形です。

部分引用メールの例
───────────────────────────────────────────────────
◯◯ 様

お世話になっております。
株式会社◯◯の◯◯でございます。

ご連絡いただきまして、ありがとうございます。
ミーティング日程の件ですが、下記引用にて回答申し上げますので
ご確認のほどお願いいたします。

> 次回のミーティングですが、
> ご希望の日程はございますでしょうか。
→ミーティングの日程については、○月○日か○月○日が希望です。

以上となりますが、よろしくお願いいたします。

—————
署名欄
—————

——–Original Message——–

> お世話になっております。
> ○○でございます。
>
> 次回のミーティング日程について、ご連絡させていただきました。
> 次回のミーティングですが、
> ご希望の日程はございますでしょうか。
>
> ご検討の程よろしくお願い致します。

───────────────────────────────────────────────────

トラブル防止のために、全文引用を活用する

社外の人や役職者がメールの宛先に入っている場合、トラブル防止のためにも全文引用を使用することをおすすめします。
全文引用することで、いつでも過去のメール内容を見返せるようにしておきましょう。

引用した文章はそのまま使う

相手のメール文章に間違いがあった場合でも、勝手に書き換えたり編集してはいけません。
メール内容はそのまま引用して、下部分に記載する回答内で修正を加えましょう。

まとめ:引用メールを使い、効率的なメール返信をしましょう

ここでは、全文引用と部分引用の効果的な使い方についてまとめてみました。
全文引用では全てのやり取りを見返せますが、メール文章が長くなってしまいますので部分引用を利用すると、重要なポイントだけを引用してメール内容を簡潔に伝えられます。
効率的なメールのやり取りは、ビジネスマナーの一つともいえるでしょう。
本文内に部分引用を適宜取り入れることによって、読みやすく伝わりやすいメールになるでしょう。

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