読みやすいメールを書く際に注意したいポイント

読みやすいメールを書く際に注意したいポイント

メールは文章だけで情報を伝える手段なので、メールを書く際に用件が伝わればそれでよし、と思っていませんか?
電話のように相手の都合などを考えずに出せる点などメリットも多いものですが、書き方に注意しないと用件がうまく伝わらないこともあります。
読みにくいと読む側の負担になってしまうこともあるので、メールの文章は分かりやすく内容を正確に理解してもらう必要があります。
相手に良い印象を与える読みやすいメールのポイントを紹介します。

分かりやすいレイアウトを心がける

読みやすいメールを書くには、見た目が重要です。
改行のない文章は見ただけで読むのが嫌になってしまうこともあります。
読みにくいというデメリットもあるので内容が正確に伝わらないこともあるでしょう。
読みやすくするためには、適宜改行を行ったり箇条書きなどを入れてレイアウトに気をつけましょう。

読みやすいメールを書くポイント

20~30文字で改行を入れる

相手のメールの設定によっては、改行されないまま長い文章が続くことがあります。
単語の途中で切れてしまうこともあり、意味が分かりにくくなってしまう可能性も。
そういったことのないよう、25~35文字程度で改行をしましょう。
改行のポイントは単語で切れないこと、読点で改行することです。

2~3行で1行あける

読みやすくするためには2~3行程度で1行あけましょう。
内容によって行をあけることで、伝えたい内容や強調したい内容などが分かりやすくなります。
1行以上あけると情報量によってはたくさんスクロールをしなければならなくなるので注意しましょう。
また、1文ごとに空きを作ると意味が分かりにくくなります。
内容がまとまったブロックを作ることで、伝えたい内容が分かりやすくなるというメリットもあります。
メールも第一印象が大切です。
最初に見た印象をよくするには、文字と空きスペースのバランスが美しくなるよう配置するようにしましょう。

見出しをつけたり、箇条書きで要点のみ伝える

内容に合わせた見出しをつけることで、見やすく、分かりやすいメールになります。
さらに箇条書きにすると余計な文章を省くことができ、要点を伝えやすいでしょう。
見出しにはマークや数字を使うとより見やすくなります。
情報が複数ある場合は、罫線などを使いましょう。
ただし、記号や罫線などは使いすぎるとビジネスメールとしては幼稚になってしまう可能性があるので多用しないようにしましょう。

専門用語や漢字を多用しない

読みやすいレイアウトを作成しても、意味が伝わらないといけません。
文章を書く際には専門用語や漢字を多用しないように注意しましょう。
ビジネスメールだからといって漢字ばかりを使う必要はありません。
漢字ばかりのメールはかえって読みにくくなるというデメリットがあります。
また相手がすぐに理解できないような専門用語は避け、分かりやすい言葉を選ぶことも大切です。
お互いに専門知識があり認識している言葉であれば問題ありませんが、相手に専門知識がない場合は意味が通じないことがあります。
どうしても専門用語を使う場合は、注釈をつけるのを忘れないようにしましょう。

機種依存文字を使用しない

数字や記号を使う際には機種依存文字を使わないようにします。
自分のパソコンとメールを受け取る側のパソコンの環境が違う場合、機種依存文字(※)は文字化けをしてしまうことがあります。
特に平方メートルなどの単位やカッコ株などの省略文字などには注意が必要です。
機種依存文字が使用されているかどうかをチェックするフリーソフトもあるので、不安な場合はそれらを利用してチェックするようにしましょう。
※環境依存文字一覧はこちら

まとめ:読む側の立場になって作成する

文章が上手で詳しい内容が書かれていたとしても、レイアウトに注意しないと内容がスムーズに理解できないことがあります。
メールを見た瞬間に行の空きも見出しもない文章が並んでいると読む気も失せてしまうでしょう。
メールは相手に伝えたい情報を簡素かつ具体的に伝えることが大切ですので、読む側の立場になって要件を簡素に伝えて読みやすい文章とレイアウトを心がけるようにしましょう。

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