取引先などに添付ファイルつきのビジネスメールを送らなければならないときには、メールの文面に少し工夫が必要になってきます。
添付ファイルがある場合、いくつかのポイントを押さえて文面を書くことが大切です。
今回は、添付ファイルと一緒に送るメールを書くときのポイントをまとめました。
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目次
添付ファイルがある場合のビジネスメールの書き方
添付ファイルがあるときのビジネスメールを書く場合は、以下のようなポイントを押さえておくと相手とのやり取りがスムーズになる可能性があります。
添付ファイルを送る旨や内容を文面に書いておく
添付ファイルつきのビジネスメールを送るときには、文面にファイルを送ることやファイルの内容、ファイル名、拡張子などの詳細を書いておくのがポイントです。
複数のファイルがあるときは、1点ごとのファイル名やファイルの合計数などを記載しておくと、ひと目で添付内容がわかるのでとても親切です。
添付ファイル記載の例
■添付ファイル（2ファイル）
———————————
xxxxxxxx.pdf
・◯◯に関する資料です
◯◯◯.zip
・◯◯のレポートです
———————————
添付ファイルを送る場合のビジネスメールは、添付ファイルのいわば送り状の役割も兼ねています。
文面を読んだ相手が戸惑わないように、送信するファイルの詳細を書いておきましょう。
メールに詳細を書くことで相手が理解しやすくなる
メールに添付ファイルの内容やファイル名などを書くメリットは、受け取った相手がどのようなファイルなのかをすぐに判断できることです。
例えば、電話で話をしていた資料を添付ファイルで送信する場合、その旨を書いておけば相手がファイルの内容を瞬時に理解できます。
また、ファイル名やファイルの合計数を書いておけば、送り主が送信したすべての資料が自分に届いているかどうかが確認しやすいです。
パスワード付きファイルは2回に分けて送る
パスワード付きのZIPファイルなど、ファイルを開く際にパスワードが必要なファイルを送る場合は、セキュリティ的に安全な方法として1回目でファイルを送り2回目でパスワードを送るようにします。
ファイルとパスワードを1回で送ると、万が一メール内容が傍受されてしまった際に一緒に傍受されてしまうため、念のため2回に分けて送るようにすると比較的安全に送ることができます。
大きな容量のファイルは外部サービスを使う
1ファイル数MB程度あるファイルをたくさん送る場合は、一回メールで添付すると数十MBなどになってしまい送信できない可能性があります。
1ファイルごと送るなど数回に分けて送っても良いのですが、何回も送るのは受信者の方が何回も開く必要があったりと、あまり親切な方法ではありません。
そこで、大きなファイルを一回で送信（共有）できるファイル転送サービスなどの外部サービスを使ったほうが良いでしょう。
ファイル転送サービスはいくつもありますが、下記の3サイトなどがあります。
■データ便
https://www.datadeliver.net/
■おくりん坊
https://okurin.bitpark.co.jp/
■ラクスルBOX
https://box.raksul.com/
※サイト（サービス）によって会員登録が必要・不要であったり、無料プラン・有料プランがあったりと異なってきます
容量が大きいファイルを送る際に使えるサービスです。
内容によっては添付ファイルを開いてもらえない可能性もある
ファイルの内容やファイル名をメールに書く場合、内容によっては相手にファイルを開いてもらえない可能性があるのがデメリットです。
メールの文面を読んでまったく興味がわかないときや、さほど重要な内容でないと思われるときには、そのまま未読で放置されてしまうかもしれません。
事前に送付する許可を取っていないパンフレットなどは、未読のまま削除されてしまう可能性もあります。
問い合わせ先を明記しておく
質問があるときの問い合わせ先をメールに書いておくことも、添付ファイルを送るときのポイントのひとつです。
ファイルによっては、メールの送り主と添付ファイルの質問に対応する担当者が異なる場合もあるかもしれません。
送り主が担当者である場合も、念のために問い合わせ先を明記しておいたほうが何かと役立ちます。
問い合わせ先がわかれば受け取った相手が質問しやすい
受け取った相手が添付ファイルについて聞きたいことがある場合、問い合わせ先が明記されていればすぐに質問ができます。
メールに記載されているにもかかわらず届いていない添付ファイルがあったり、ファイル名が違っていたりするときにも問い合わせ先に確認ができるため、万が一間違いがあった場合でも早く気付くことができます。
問い合わせ内容などから、送り主が相手の反応をチェックできるのもメリットと言えます。
まとめ：添付メールの書き方を工夫してスムーズにビジネスを行なおう
添付ファイルがある場合、メールの書き方を工夫すれば相手に興味を持ってもらったり、すぐに内容を確認してもらえる可能性があります。
メールでは必要事項を箇条書きなどを使って簡潔にまとめ、ビジネスをスムーズにおこなうことを目指しましょう。
添付ファイルの拡張子の種類や容量などをあらかじめ先方に確認しておくことも、円滑にメールを送信するためのコツです。
