ビジネスシーンで相手にメールを送る場合、宛先の指定の仕方に少し戸惑うかもしれません。
メールの宛先は、TOやCC、BCCなどのスタイルからシーンに合わせて選ぶことができます。
それぞれの違いや適した使い方を知っていれば、仕事がスムーズに進められる可能性があります。
ここではTOやCC、BCCの概要と使い方を紹介します。
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TOの特徴と使い方
メールで使用するTOは、送る相手の宛先のことです。
TOの部分に送信先のアドレスを入れると、指定したアドレスにメールが届く仕組みになっています。
ちなみに、メールソフト（メーラー）によってはTOの項目が「宛先」と表示されているケースもあります。
TOに指定できるメールアドレスは、一つではありません。
アドレスをカンマ（,）で区切って入力すれば、複数のメールアドレスを指定して違う相手に同時にTOのメールを送ることも可能です。
TOの宛先で届いたメールは、基本的に相手に返信をするのがビジネスシーンでのマナーになっています。
TOのメールがよく使用されるのが、以下のようなシーンです。
・業務の進捗状況を問い合わせ、相手から返信を得たい時
・会議やパーティー、飲み会の出欠を確認したい時
依頼した仕事について個人的に進捗状況を尋ねたいときなどは、TOの宛先にメールを送って相手からの返信を促すことがあります。
また、会議やパーティー、飲み会の出欠を確認したいときも、TOでメールを送り回答を得ることが多いです。
通常のメールでのやり取りは、このTOを使って行われます。
CCの特徴と使い方
CCとは「Carbon Copy（カーボンコピー）」の略称であるCCは、TOや宛先に指定した相手と同じ内容のメールをほかの人にも送信したいときに使います。
CCの欄にメールアドレスを入れて送信をしたときには、TOや宛先に指定した人、CCに指定した人のいずれにも同時に同じ内容のメールが届きます。
こういった場合、メインの送信先はTOや宛先に指定した人です。
ただ、CCの人も同時にメールの内容が閲覧できるため、情報の共有ができます。
自分に届いたメールの宛先がCCになっているときは、送り主への返信はとくに必要ありません。
ちなみに、CCに指定したアドレスはすべての相手のメールに表示されるため、誰に同じ内容のメールが送信されているかが一目でわかります。
CCは、次のような場合によく使われています。
・上司への報告をほかの社員と共有したい
・個人の出欠状況をメンバーで共有したい
上司への報告内容を部署内で共有したいときなどは、CCにほかの社員のメールアドレスを指定して送信することがあります。
また、会議やパーティー、飲み会などへの個人の出欠をメンバーで共有したいときにも、CCを使うと便利です。
宛名を書く際はCCの方は基本書く必要はありませんが、書く場合は下記のような形で書くと丁寧さが伝わります。
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株式会社◯◯
◯◯ ◯◯ 様
CC：◯◯ 様
～～ 挨拶文、本文 ～～
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BCCの特徴と使い方
BCCとは、「Blind Carbon Copy（ブラインドカーボンコピー）」の略称です。
BCCも、CCと同じく複数のメールアドレスに同時にメールが送れるのが特徴です。
BCCがCCと異なる点は、送り主が自分以外に誰にメールを送信しているかがわからないところです。
BCCは、CCと違って相手のメールにほかの人のアドレスが表示されません。
したがって、複数の人にメールを送っているのを相手に知られたくないときや、プライバシーを守りたいときなどに便利です。
実際、メールの一斉送信などにもBCCは活用されています。
BCCで届いたメールの返信が必要かどうかは、ケースバイケースです。
BCCは、次のようなシーンでも使われます。
・同僚とのやり取りを相手に知られずに上司に報告したい
・取引先へのメールの内容を上司にも共有してもらいたい
BCCに上司のメールアドレスを指定すれば、同僚とやり取りした内容を相手に知られずに上司に報告できます。
取引先に送ったメールの内容を上司にチェックしてもらいたいときにも、BCCを使ってメールを送ることがあります。
まとめ：宛先を使い分けて効率よく仕事を進めよう
メールのTOやCC、BCCは、仕事の効率をアップするうえでも便利な機能です。
これらの宛先を活用するには、状況に合わせて上手に使い分けることが必要です。
これまでメールの宛先を余り考えずに設定していた人は、この記事を参考にして宛先の使い分けにトライしてみましょう。
上手に使い分けをすれば、報告や情報の共有にかかっていた時間が短縮できる可能性があります。
