自社の都合や取引先の都合で契約期間途中に契約を終了することを「契約解除」と言います。
担当者として、相手先に解約の意思を伝えることは、とても気が重いと思います。
ついつい、曖昧に遠回しな表現を多用しがちですが、言いたいことが伝わっていないメールでは、本末転倒です。
そこで、相手先にも納得していただきさらに、伝えなければならない点はしっかり伝える、メール文例をご紹介します。
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相手に受け入れてもらえる言葉選び
様々な事情で「契約解除」という決断に至ったことを相手に伝えることが、メールの全てとなりますが、ただ一方的に解約の意思を伝えるだけでは、相手に対しての配慮がなく今後万が一再取引があったとしても、取引先から声をかけてもらえない可能性も出てきます。
相手を敬い、解約の意思をしっかり伝えることがマナーであり、今まで取引をしてきた相手への最大限の敬意となります。
そこで、相手に受け入れてもらいやすい理由として、
・「社内の諸事情により」などで濁す言い回し
・「力不足により、業務（製品）を今後正確に納品できない」
・「予算（業務）の削減（見直し）」
など自社の都合を前面に出す、当たり障りのない言い回しなどを文章に使うことで、相手に対して失礼のないメールになります。
「契約解除」を効果的に伝えるメール例文_1
件名：今後のお取引について
◯◯株式会社
◯◯ 様
いつもお世話になっております。
株式会社◯◯の◯◯です。
さて、これまで貴社とお取引をさせていただきましたが、誠に勝手ながら
弊社の力不足により今後お取引を続けていくことが難しいという考えに至り、
契約期間途中ではございますが、契約解除をお願いしたく連絡をさせていただきました。
諸般の事情を御賢察くだされば幸いでございます。
契約終了にあたり必要な書類等ございましたら、大変お手数をおかけいたしますがご送付願います。
今後、また機会がございましたら、何卒よろしくお願い申し上げます。
貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
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株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯
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「契約解除」を効果的に伝えるメール例文_2
件名：契約解除のお願い
◯◯株式会社
◯◯ 様
いつもお世話になっております。
株式会社◯◯の◯◯です。
表題の件に関してですが、弊社業務内容改善の点から◯◯サービスの契約を解除したく連絡いたしました。
勝手ではございますが、次回の更新は見送りさせていただきたく存じます。
事情をご賢察くだされば幸いです。
つきましては、契約終了にあたって必要な書類や手続きなどありましたら、私宛てまでご連絡をお願いできますでしょうか。
今後、また声をかけさせていただくこともあるかと思いますが、その際はよろしくお願い申し上げます。
貴社のますますのご発展ををお祈りしております。
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株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯
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