ビジネスのシーンにおいて起こりがちなトラブルの一つとして、手違いがあります。
業務を行う上で何らかの手違いが起こってしまった時は、早急にお詫びのメールを送り謝罪の意思を示さなりません。
そのような状況で対応が遅れたり、責任転換とも取られるような内容のメールを送ってしまっては大きな信頼を失うことにもなりかねません。
ここでは、ビジネスマナーを踏まえた正しいお詫びメールの書き方と例文を説明します。
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発送ミスのお詫びメールの書き方のポイント
- ・最初に「いつもお世話になっております」等の挨拶文を述べ、その後会社名や所属部署、自分の名前を書きます。
- ・誠意を持って相手側に謝罪の意思を伝えましょう。
- ・理由や経緯を述べる際は、相手側の不信感を少しでも拭えるような分かりやすい文章で書きます。
- ・ただ謝罪をするだけではなく、今後の改善策や対応を伝えることが最も重要です。
発送ミスのお詫びメール例文_1
件名：発注手違いについてのお詫び
株式会社 ○○
営業部 ○○ ○○ 様
いつも大変お世話になっております。
○○株式会社の営業部の○○と申します。
先日ご注文いただいた商品の件ですが、
担当者に確認しましたところ、こちらのシステムに手違いがあり、正しく発注手続きが完了していなかったことが判明いたしました。
つきましては、本日中に正しい商品をお届けできますよう、早急に対応しております。
この度は、こちらの不手際によりご迷惑をお掛けいたしましたこと、心よりお詫び申し上げます。
二度とこのようなことが起こらないよう、社内全体で改善に努めて参ります。
今後ともどうぞ宜しくお願い致します。
──────────────────
○○株式会社
営業部○○○○
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発送ミスのお詫びメール例文_2
件名：システムによる発注手違いについてのお詫び
株式会社 ○○
営業部 ○○ ○○ 様
いつも大変お世話になっております。
○○株式会社の営業部の○○と申します。
〇月〇日にご注文いただいた〇〇〇〇〇（商品名）の件で連絡申し上げます。
商品がご到着されていないとのこと、誠に申し訳ございません。
発注担当者に確認しましたところ、当社のシステムに手違いがあり、正常に発注手続きが完了していなかったことが判明いたしました。
つきましては、本日中に正しい商品をお届けできますように早急に対応しております。
誠に恐れ入りますが、商品のご到着まで今しばらくお待ちいただけますでしょうか。
この度は、こちらの不手際よりご不便、ご迷惑をお掛けいたしましたこと、心よりお詫び申し上げます。
二度とこのようなことが起こらないよう、社内全体で改善に努めて参ります。
今後ともどうぞ宜しくお願い致します。
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○○株式会社
営業部○○○○
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