接待を断るメールの書き方と例文

接待を断るメールの書き方と例文

取引先や会社内の円滑なコミュニケーションを図る目的で設定される接待ですが、できればお断りしたいという時もあると思います。
そんな時は失礼にならないように意識した文面でお断りのメールを入れましょう。
これからの付き合いや取引に影響が出ないよう、ビジネスマナーに則って礼儀を尽くしつつはっきりと欠席する旨を伝えるのがポイントです。

社接待を断るメールの書き方のポイント

  • ・件名は返信(Re:)か、新規で送信する場合は「◯◯の件」など、内容がわかるようにします。
  • ・送信先の企業や担当者、いつの接待かを明記し、相手との行き違いがないことを確認します。
  • ・誘ってくれたことに対してのお礼をしっかり伝えます。
  • ・接待を断る旨ははっきりと記し、曖昧な態度は取らないようにします。
  • ・断る理由は当たり障りのないもので良いので、明記しておきましょう。
  • ・礼儀を尽くした文章でメールを作成し、これからの取引や営業活動に支障が出ない対応を心がけましょう。

接待を断るメールの例文_1

件名:◯◯(接待内容)の件


◯◯株式会社
◯◯部 ◯◯ 様

お世話になっております。
株式会社◯◯ 営業部の◯◯です。

この度は◯月◯日の◯◯(接待内容)にお誘いいただき、
誠にありがとうございます。

せっかくのお誘いではございますが、当日は別件があるため、
心苦しい限りですが今回は遠慮させて頂きます。
大変申し訳ございません。

また次の機会にご一緒させていただければ幸いです。
何卒宜しくお願い申し上げます。

取り急ぎ、お詫びとご連絡申し上げます。

──────────────────
株式会社◯◯
営業部 ◯◯
──────────────────

接待を断るメールの例文_2

件名:◯◯のお誘いの件

◯◯株式会社
◯◯部 ◯◯ 様

お世話になっております。
株式会社◯◯ 営業部の◯◯です。

◯◯(接待内容)のお誘いのご連絡をいただきましてありがとうございます。
あいにく当日は先約がすでに入っており、不本意ながら今回は参加を遠慮させていただきます。
せっかくお誘をいいただきましたが、都合がつかず大変申し訳ございません。

よろしければ、また別の機会にお誘いいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

──────────────────
株式会社◯◯
営業部 ◯◯
──────────────────

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