不良品のクレーム発生時の書き方とメール例文テンプレート

不良品のクレーム発生時の書き方とメール例文テンプレート

商品の製造販売を手掛ける企業にとっては、十分に注意していたとしても、不良品の発生という事態を招くこともあり得ることです。
そのような際には、先ずメールでお詫びをすることが重要となってきますので、気をつけなければならないのは、不確かな事実に基づく内容表記は避けることです。
お詫びの言葉を使って謝罪すると同時に現状の報告をするにとどめます。

不良品のクレーム対応の際の重要ポイント

  • ・先ずは、不良品を発生させてしまってことに対してお詫びの内容の言葉を使い、丁寧に謝罪します。
  • ・事実として明らかになっている原因があれば、可能な範囲で記載します。この際に注意しなければならないのは、憶測による対応は避けることです。
  • ・代替品についてはどうするのかについても明記しておきましょう。
  • ・返信用封筒などを送付するなどして、返品してもらうのか先方に廃棄してもらうかなども記入しておきます。

不良品のクレームに対してのメールの例文_1

件名:不良品のご連絡について

株式会社 ○○
営業部 ○○ ○○ 様

いつも大変お世話になっております。
○○株式会社の○○と申します。

この度○○様にご指摘頂きました不良品についてのご回答で連絡をいたしました。
先ずはこのような事態を招いてしまったことに対しまして深くお詫び申し上げます。
不良品が発生した原因につきましては、現在調査中です。
原因が分かり次第、こちらより再度連絡させていただきます。

弊社としては○○様に新たに商品をご送付させていただきます。
大変お手数をおかけしますが、お手元にございます商品を弊社宛てに着払いにてご返送下さいますと助かります。
二度と同様のことがないように気を引き締めて参ります。

今後とも変わらぬご支援ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。

──────────────────
○○株式会社
営業部○○○○
──────────────────

不良品のクレームに対してのメールの例文_2

件名:不良品についてのお詫び

株式会社 ○○

営業部 ○○ ○○ 様


いつも大変お世話になっております。
○○株式会社の○○と申します。

先日ご購入いただきました、〇〇(商品名)に関して不良品があったとのこと、
大変申し訳ございませんでした。
このような事態を招いてしまい、ご不便ご迷惑をお掛けしてしまい深くお詫び申し上げます。
不良品が発生した原因につきましては現在調査中でございますので、原因が分かり次第、再度連絡させていただきます。

つきましては、○○様に新たに商品をご送付させていただきます。
新しい商品が到着しましたら、お忙しいところお手数をお掛けして大変申し訳ございませんが、
お手元にございます商品を破棄していただければと存じます

二度と同様のことがないように社員一同気を引き締めて参ります。
今後とも変わらぬご支援ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。

──────────────────
○○株式会社
営業部○○○○
──────────────────

※ご利用規約
・当サイトの例文テンプレートは例文形式となりますので、アレンジを前提にご利用いただけますが、あくまでも例文(サンプル文章)となりますので、内容をよくご確認いただき、お客様のご判断と責任におきましてご利用をお願い申し上げます。
・例文テンプレートの内容関しては、正確性、確実性を保証するものではありません。今後、予告なしに内容を変更または廃止する場合があります。
・当サイトの例文テンプレートデータをご利用いただく場合には、お客様のご判断と責任におきましてご利用をお願い申し上げます。また、例文テンプレートデータ内容を十分ご確認いただきご利用をお願いいたします。
・例文テンプレートデータに関してのトラブルは、当サイトでは一切の責任を負いかねます事ご了承願います。
・当サイトの例文テンプレートの無断転用・転載を禁止します。
・詳細に関してはこちらのご利用規約プライバシーポリシーをご覧ください。

カテゴリー
社外メール 社外メール 謝罪・お詫び

タグ
/ /

関連コンテンツ

FAX送信の確認メールの書き方と例文

FAX送信の確認メールの書き方と例文

FAX送信をした後に確認メールを送るときには、まず誰に当てたものかをはっきりと明記する必要があります。 内容を確認するために、発信元や送信したときの内容、送信枚数について詳しく記載するようにしましょう …
お見積り提出メールの書き方と例文

お見積り提出メールの書き方と例文

取引先に依頼されていた見積りを提出する際のメールについては、競合に遅れを取らないよう迅速さを意識しつつ、金額や数量などの数字には間違いのないように十分注意しましょう。 今後発注をかけてもらえるかどうか …
表記ミスがあった際のお詫びメールの書き方と例文

表記ミスがあった際のお詫びメールの書き方と例文

送ったメールなどにおいて表記ミスがあった場合には、表記ミスを知らせるメールを送るだけではなく、電話などで誠実な対応をすることが重要です。 メールで正しい情報を送信した後で、電話でも知らせるという二重の …
支払い延期のお詫びメールの書き方と例文

支払い延期のお詫びメールの書き方と例文

支払いを延期することは、納品の延期同様、お客様との信頼において非常に影響のあることです。 メールで終わらせるのではなく、事前に電話で事情をお伝えして心よりお詫びをする対応をしたほうが良いでしょう。 そ …
データなどの送信忘れによる対応メールの例文

データなどの送信忘れによる対応メールの例文

見落としによってミスが発生してしまったときに送る対応メールでは丁寧な表現でお詫びをするのがまず重要になります。 見落とした理由について簡単に言及した後、具体的にどのような対応をしたかを端的に伝えます。 …
WEBページへ掲載許可のお願いメールの書き方と例文

WEBページへ掲載許可のお願いメールの書き方と例文

WEBページへ掲載許可のお願いメールは、どのようなものを掲載するのかしっかりと明記する必要があります。 掲載内容について箇条書きするとわかりやすいです。 また、失礼のないよう丁寧な言葉を使うよう心がけ …

タグ