打ち合わせ・商談の遅刻連絡メールの書き方と例文

打ち合わせ・商談の遅刻連絡メールの書き方と例文

ビジネスにおいて、基本的に遅刻は言語道断です。
万が一のトラブルに備えて、余裕をもったスケジューリングをするべきですが、仕事が立て込んでいるとそうもいきません。
また、前の予定が長引いたり、公共交通機関の遅延があったなどやむを得ない理由で遅刻してしまう事もあるかもしれません。
その際は、必ず予定時刻になる前に先方に連絡をする事が必須となってきますので、そのような時に役立つメールの書き方やポイントをご紹介します。

打ち合わせ・商談の遅刻連絡メールの書き方ポイント

  • ・打ち合わせ・商談に遅刻する際の連絡は、「自分が待つ立場」になって考える。
  • ・遅刻の理由を明確にする(言い訳に聞こえないよう、書き方に注意すること)。
  • ・どのくらいに到着出来そうか、具体的に明記する。
  • ・遅刻によって、打合せや商談の時間に変化が出るか確認をする。
    ❇︎相手の時間をいただいているので、基本的には約束の時間が短くなる想定で進めると良いでしょう。
  • ・大幅に遅れるなど場合によっては、リスケジュールの相談を提案しましょう。

電車などが遅延して遅れる場合のメール例文

件名:◯時からの打ち合せ(商談)について

◯◯株式会社
◯◯ 様

お世話になっております。
本日◯時からお約束をしております、◯◯の◯◯です。

現在、御社へ向っているのですが電車の遅延によりお約束の時間より◯分程遅れてしまいそうです。
◯時◯分には、到着する見込みなのですがご都合いかがでしょうか。

当初の時間よりも打ち合わせ(商談)が短くなりますが、~~~~を割愛して対応をさせていただきたいと考えております。
ご迷惑をお掛けしますが、ご理解いただけましたら幸いです。

よろしくお願いいたします。

──────────────────
株式会社◯◯
◯◯
──────────────────

リスケジュールしたい場合のメール例文

件名:【ご相談】○時からの打ち合せ(商談)の件

◯◯株式会社
◯◯ 様

お世話になっております。
本日◯時からお約束をしております、◯◯の◯◯です。

現在、御社へ向っているのですが電車の大幅な遅延によりお約束の時間に伺う事が難しい状況となっています。
(など、30~1時間以上の大幅な遅刻が見込まれる理由を明記する)

貴重なお時間をいただいたのにも関わらず大変申し訳ありませんが、
改めて後日にお時間をいただくことは可能でしょうか。

ご迷惑をお掛けしますが、ご検討をお願いいたします。

──────────────────
株式会社◯◯
◯◯
──────────────────

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