接客態度に対するクレーム対応メールの書き方と例文

「接客態度が悪い」などのクレームがあったときには、クレームの内容を確認して早急に送り主に返信することが大切です。
このようなケースの場合、返信が遅れるとさらに悪い印象を与える恐れがあります。
問題となったスタッフや部署にも言い分はあるかもしれませんが、まずはこちらに落ち度があったことを認めて、速やかに謝罪の気持ちを伝えるのがトラブルを長引かせないコツです。

接客態度に対するクレーム対応メールの書き方のポイント

• ・謝罪文であることが一目でわかるような件名やタイトルを付けます。
• ・冒頭に、あいさつ文や日頃の利用に対しての感謝の言葉を入れます。
• ・クレームの内容を全面的に受け入れて、不愉快な印象を与えてしまったことに対してのお詫びを誠意を持って述べます。
• ・以後は同じようなことがおきないように、教育や指導を徹底することを伝えます。

接客態度に対するクレーム対応メール例文_1

件名：弊社社員の不適切な対応についてのお詫び

株式会社　〇〇〇〇
営業部長　〇〇　〇〇　様

平素より格別のお引き立てをいただき、厚く御礼申し上げます。
株式会社◯◯の佐藤です。

この度は、弊社社員による不適切な対応があったとのこと、心よりお詫び申し上げます。

〇〇様からのご指摘を受け、弊社の社員教育が至らなかったと猛省しております。
担当者には厳重注意をおこない、今後はお客様にこのようなことがないように社員教育を徹底していく所存でございます。
些少ながら、お詫びの品として粗品を同梱させていただきましたので、どうぞお納めください。

今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。

──────────────────
○○株式会社
営業部○○○○
──────────────────

接客態度に対するクレーム対応メール例文_2

件名：弊社サービス対応の不適切についてのお詫び

株式会社　〇〇〇〇
営業部長　〇〇　〇〇　様

啓平素より格別のお引き立てをいただき、厚く御礼申し上げます。
株式会社◯◯の佐藤です。

この度は、弊社社員による対応で不愉快に思いをさせてしまいまして大変申し訳ございませんでした。
心よりお詫び申し上げます。

担当者には厳重注意をおこない、本人も反省しております。
私の不行届きによるものなので、今後はこのようなことがないように社員教育を見直し、
教育面を徹底していく所存でございます。

今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。

──────────────────
○○株式会社
営業部○○○○
──────────────────