支払いを延期することは、納品の延期同様、お客様との信頼において非常に影響のあることです。
メールで終わらせるのではなく、事前に電話で事情をお伝えして心よりお詫びをする対応をしたほうが良いでしょう。
その上で、改めて電話で話した内容や決定事項をメールにて送信することが大きな問題に発展しないための予防策になると考えられます。
ここでは、支払いの遅延によるお詫びのメールについてのポイントと例文を紹介していきます。
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お詫びメールの書き方ポイント
- ・まずは、自分側（自社側）に非があることを素直に謝罪しましょう。
- ・そして、現状どのような問題が発生しているのかを説明して、いつ頃その問題が解決する予定なのかを説明します。
- ・最終的な解決（今回で言えば支払い）がいつできるのか（できそうか）を説明します。
- ・お客様に少しでも心配をかけないように、支払う意思があることと、いつになったら支払えるのかのを明確にお伝えしましょう。
社内システムの問題で支払いが期日を超過してしまった際のお詫びメール例文
件名：支払いに関してのお詫び
◯◯◯◯株式会社
◯◯ 様
いつもお世話になっております。
株式会社◯◯の◯◯です。
先日は商品を納品いただきまして、誠にありがとうございます。
自信をもって受理できる、とても素晴らしい商品でございました。
先ほどお電話でご相談させていただいた内容となりますが、
弊社都合で大変申し訳ありませんが、ただいま社内システムの問題で
支払い処理が遅延している状態となっております。
ご迷惑をおかけしますこと大変心苦しいのですが、
支払いの期日を延期していただきたく連絡を差し上げました。
◯◯日に復旧予定ですので、◯◯日までには支払いいたします。
支払いが完了しましたら、改めて連絡を申し上げます。
勝手なお願いで大変恐縮ですが、ご了承いただけると幸いに存じます。
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株式会社◯◯
◯◯
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自社の都合で支払いが期日を超過してしまった際のお詫びメール例文
件名：支払い延期についてのお詫び
◯◯◯◯株式会社
◯◯ 様
いつもお世話になっております。
株式会社◯◯の◯◯です。
先ほどお電話でご相談させていただいた内容となります。
弊社都合で大変申し訳ありませんが、ただいま◯◯が原因でお支払いが困難な状況となっております。
すでにいくつかの解決策はありますので、すくなくとも◯◯には支払いができる見込みです。
一日も早くお支払いできるよう、引き続き解決策を検討して参りますので、もうしばらくご猶予をいただけないでしょうか。
明確な支払い日の目途が立ちましたら、再度連絡いたします。
この度はご迷惑をおかけしまして大変申し訳ありません。
何卒ご了承いただけると幸いです。
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株式会社◯◯
◯◯
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