商品違いによる交換依頼(返品)のメールの書き方と例文

商品違いによる交換依頼のメールの書き方と例文

到着した商品が注文品と異なっていた場合の交換依頼のメールは、商品が異なっているとわかり次第、速やかに送りましょう。
商品が異なることや交換したいこと、手続きの具体的な方法を知りたいことなど、自分が何をどうして欲しいのか明確に書くことが大切です。
なお、時系列を整理しながら書くことで、相手も商品の出荷状況を確認しやすくなります。
また、今後の取り引きなども考え、間違えた相手を責めたりせず角が立たないように、単に交換手続きを行いたい旨だけを書くようにしましょう。

商品の交換依頼メールの書き方のポイント

  • ・注文番号(ID)がある場合は記載しましょう。注文先で内容を確認するときデータを探しやすくなり、話が早く進む可能性があります。
  • ・こちらが注文した商品は何で、実際届いた商品は何なのかをはっきり書くことが大切です。
  • ・こちらの注文が間違っていない根拠として、注文先からの受付メールに正しい商品名が記載されていることなどを書き添えるのも良いでしょう。

商品違いによる商品の交換依頼メールの例文_1

件名:商品交換のお願い


◯◯株式会社
ご担当者様

いつもお世話になっております。
株式会社◯◯の総務部の◯◯と申します。

◯月◯日に貴社あてに注文し、本日届いた商品を確認しましたら、
注文した品と異なっておりました。
つきましては、商品の交換をお願いいたします。
注文した商品の詳細に関しては下記の通りです。

注文日:◯◯年◯月◯日
注文番号:◯◯◯◯◯◯
商品名:◯◯◯◯◯◯

受取日:◯◯年◯月◯日
商品名(実際に届いた商品):◯◯◯◯◯◯

なお、注文後、◯月◯日に貴社からの受付メールをいただき、そちらには注文した通りの商品名が記載されていました。
お忙しいところ恐れ入りますが、確認の上、交換に関する手続きの方法をお知らせいただければ幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。

──────────────────
株式会社◯◯
◯◯
──────────────────

商品違いによる商品の交換依頼メールの例文_2

件名:商品交換についての依頼


◯◯株式会社
ご担当者様

いつもお世話になっております。
株式会社◯◯の総務部の◯◯と申します。

◯◯年◯月◯日に貴社にFAXで注文した商品につきまして、
本日商品が届きましたが、注文した品と異なっておりましたので、
商品交換のお願いでメールいたしました。

注文した品は「◯◯◯◯」で、実際に届いた商品は「◯◯◯◯」です。

つきましては、商品交換を依頼したいのですが、どのような手続きが必要でしょうか?
ご多用のところ恐縮ですが、お教えください。
なお、注文時のFAXなどが必要であれば、別途送信いたしますので、お知らせください。
どうぞよろしくお願いいたします。

──────────────────
株式会社◯◯
◯◯
──────────────────

※ご利用規約
・当サイトの例文テンプレートは例文形式となりますので、アレンジを前提にご利用いただけますが、あくまでも例文(サンプル文章)となりますので、内容をよくご確認いただき、お客様のご判断と責任におきましてご利用をお願い申し上げます。
・例文テンプレートの内容関しては、正確性、確実性を保証するものではありません。今後、予告なしに内容を変更または廃止する場合があります。
・当サイトの例文テンプレートデータをご利用いただく場合には、お客様のご判断と責任におきましてご利用をお願い申し上げます。また、例文テンプレートデータ内容を十分ご確認いただきご利用をお願いいたします。
・例文テンプレートデータに関してのトラブルは、当サイトでは一切の責任を負いかねます事ご了承願います。
・当サイトの例文テンプレートの無断転用・転載を禁止します。
・詳細に関してはこちらのご利用規約プライバシーポリシーをご覧ください。

カテゴリー
社外メール 社外メール お願い・依頼

タグ
/

関連コンテンツ

定休日変更のお知らせメールの書き方と例文

定休日変更のお知らせメールの書き方と例文

定休日の変更は本来自由ですがクライアント、ユーザーにとっては予期せぬものです。 定期的にまたは予定していた日に利用できなくなることは先方に迷惑をかけてしまうことがあります。 そこで致し方ない場合(病気 …
社屋移転のお知らせメールの書き方と例文

社屋移転のお知らせメールの書き方と例文

社屋移転のお知らせメールは、移転後もこれまで通り取引先とスムーズに取引を行うため、冒頭では日頃の取引への感謝の言葉と、移転が決まったことを礼儀正しい表現を用いて伝えます。 移転先の住所の詳細とあわせて …
不良品のクレーム発生時の書き方とメール例文テンプレート

不良品のクレーム発生時の書き方とメール例文テンプレート

商品の製造販売を手掛ける企業にとっては、十分に注意していたとしても、不良品の発生という事態を招くこともあり得ることです。 そのような際には、先ずメールでお詫びをすることが重要となってきますので、気をつ …
雑誌掲載(商品やイベントなど)のお願いをする際のメールの書き方と例文

雑誌掲載(商品やイベントなど)のお願いをする際のメールの書き方と例文

雑誌への掲載を相手にお願いする場合は、ビジネスマナーをしっかり守り失礼にならないよう、できるだけ丁寧な文章を心掛けるようにしましょう。 また、回りくどい表現を繰り返してしまっては、かえって内容が伝わら …
接待を断るメールの書き方と例文

接待を断るメールの書き方と例文

取引先や会社内の円滑なコミュニケーションを図る目的で設定される接待ですが、できればお断りしたいという時もあると思います。 そんな時は失礼にならないように意識した文面でお断りのメールを入れましょう。 こ …
営業・商談後に好印象を与えられるお礼メールの書き方のコツと例文

営業・商談後に好印象を与えられるお礼メールの書き方のコツと例文

営業や商談後に送るお礼メールは、自分自身だけではなく会社の印象を左右する重要な物となっています。 好印象を与えるためにどのような内容にすれば良いか困ったり、悩んだ経験をした方も多いと思います。 今回は …
社名変更のお知らせメールの書き方と例文

社名変更のお知らせメールの書き方と例文

取引企業やクライアントへの社名変更メールは、はじめに変更後の社名や変更した日付といった情報を記載しておくと分かりやすくなります。 また、社名を変更した事による決意表明も書くようにすると良いでしょう。 …
メールを誤送信した際の謝罪メールの注意点と例文テンプレート

メールを誤送信した際の謝罪メールの注意点と例文テンプレート

メールを誤って送信してしまうと会社に重大な損失を与える可能性があります。 誤字をしてしまうだけでも信頼度が下がり、宛先や添付ファイル、日程などの調整事項を間違うと情報漏えいの危険があり、最悪取引の中止 …
結婚退職メール(社外向け)の書き方と例文

結婚退職メール(社外向け)の書き方と例文

結婚を機に退職することが決まったら、取引先などのお世話になった人に直接挨拶に行くのが一番ですが、遠方だったりたくさんの人がいますので、一人ひとり挨拶に出向くのは大変なことです。 そのため、最近はメール …
書類の提出催促メールの書き方と例文テンプレート

書類の提出催促メールの書き方と例文テンプレート

書類の提出を催促する目的でメールを送るときに重要なのは「いつまでにどんな形で提出する必要があるのか」を明確に示すことです。 それに加えて当たり障りがないように文面を整えることも必須ですが、まだ期日前な …

タグ