到着した商品が注文品と異なっていた場合の交換依頼のメールは、商品が異なっているとわかり次第、速やかに送りましょう。
商品が異なることや交換したいこと、手続きの具体的な方法を知りたいことなど、自分が何をどうして欲しいのか明確に書くことが大切です。
なお、時系列を整理しながら書くことで、相手も商品の出荷状況を確認しやすくなります。
また、今後の取り引きなども考え、間違えた相手を責めたりせず角が立たないように、単に交換手続きを行いたい旨だけを書くようにしましょう。
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商品の交換依頼メールの書き方のポイント
- ・注文番号（ID）がある場合は記載しましょう。注文先で内容を確認するときデータを探しやすくなり、話が早く進む可能性があります。
- ・こちらが注文した商品は何で、実際届いた商品は何なのかをはっきり書くことが大切です。
- ・こちらの注文が間違っていない根拠として、注文先からの受付メールに正しい商品名が記載されていることなどを書き添えるのも良いでしょう。
商品違いによる商品の交換依頼メールの例文_1
件名：商品交換のお願い
◯◯株式会社
ご担当者様
いつもお世話になっております。
株式会社◯◯の総務部の◯◯と申します。
◯月◯日に貴社あてに注文し、本日届いた商品を確認しましたら、
注文した品と異なっておりました。
つきましては、商品の交換をお願いいたします。
注文した商品の詳細に関しては下記の通りです。
注文日：◯◯年◯月◯日
注文番号：◯◯◯◯◯◯
商品名：◯◯◯◯◯◯
受取日：◯◯年◯月◯日
商品名（実際に届いた商品）：◯◯◯◯◯◯
なお、注文後、◯月◯日に貴社からの受付メールをいただき、そちらには注文した通りの商品名が記載されていました。
お忙しいところ恐れ入りますが、確認の上、交換に関する手続きの方法をお知らせいただければ幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
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株式会社◯◯
◯◯
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商品違いによる商品の交換依頼メールの例文_2
件名：商品交換についての依頼
◯◯株式会社
ご担当者様
いつもお世話になっております。
株式会社◯◯の総務部の◯◯と申します。
◯◯年◯月◯日に貴社にFAXで注文した商品につきまして、
本日商品が届きましたが、注文した品と異なっておりましたので、
商品交換のお願いでメールいたしました。
注文した品は「◯◯◯◯」で、実際に届いた商品は「◯◯◯◯」です。
つきましては、商品交換を依頼したいのですが、どのような手続きが必要でしょうか？
ご多用のところ恐縮ですが、お教えください。
なお、注文時のFAXなどが必要であれば、別途送信いたしますので、お知らせください。
どうぞよろしくお願いいたします。
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株式会社◯◯
◯◯
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