発注した商品を途中で変更する場合は、発注先の会社に迷惑をかけることとなります。
変更手続きをしてもらう際には、変更が必要になった理由を的確に伝えなければなりません。
自社の手違いなどが理由で商品変更をお願いするときには、お詫びの気持ちを伝える言葉を添えます。
できるだけ相手方の手間がかからないように、変更する商品は正確に伝えます。
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注文品を途中で変更する依頼のメールの書き方のポイント
- ・相手に対して、注文品を変更することへのお願いとお詫びの気持ちが伝わるように丁寧に書きます。
- ・変更しなければならなくなった理由を明確に伝えて、注文した日時から変更に至るまでの経緯をわかりやすく表記します。
- ・相手先が変更の手続きをスムーズに行えるように、変更する商品名はわかりやすいところに書きます。
注文品を変更するお詫びのメールの例文_1
件名：注文変更のお願いとお詫び
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯ 様
平素はお世話になっております。
株式会社◯◯の◯◯担当の◯◯と申します。
この度は、貴社より発注いたしました◯◯（商品名、商品番号など）に関しまして、
変更のお願いができないかと連絡させていただきました。
商品発注の際、弊社に手違いがございまして、
商品変更のお願いに至りましたことをお詫び申し上げます。
発注後の変更となりお手数をお掛けいたしますが、
発注しました商品を◯◯（商品名）に変更していただけることは可能でしょうか。
何卒よろしくお願い申し上げます。
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株式会社◯◯
担当：◯◯
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注文品を変更するお詫びのメールの例文_2
件名：発注した商品の変更のお願いとお詫び
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯ 様
平素はお世話になっております。
株式会社◯◯の◯◯担当の◯◯と申します。
早速ですが、◯月◯日付で発注いたしました商品「◯◯」に関しまして、
客先から商品を変更したいとの要望があり、取り急ぎご連絡させていただきました。
お手数ですが、下記のように注文商品の変更をお願いすることは可能でしょうか。
変更前：商品「◯◯」
変更後：商品「◯◯」
こちらの都合で貴社にはご迷惑をおかけすることとなり、心よりお詫び申し上げます。
以後このようなことがないよう務めてまいります。
今後も変わらぬご愛顧を賜りますよう、宜しくお願いします。
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株式会社◯◯
担当：◯◯
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