請求金額の間違いは対応を誤るとお金にシビアな相手に限らず、今までに培ってきた信頼を大きく損なうことになります。
対応のポイントはこちら側のミスを確認したらすぐに謝罪することで、対応のスピードで相手の心証は大きく変わってきます。
また、ミスに至った経緯をきちんと説明し、善後策を明記することも誠意を伝えるための手段としては欠かせません。
ここでは、請求金額を間違えて送ってしまった際のお詫びメールのポイントや例文をご紹介します。
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謝罪のポイントと心がけるべきこと
- ・請求金額の間違いに対する心からの謝罪を伝えましょう。
- ・間違いの起こった経緯とそれに対する対応の説明します。
- ・今後、間違いが起こらないようにするための善後策も記載しましょう。
内容としては上記の三つの点を押さえておくことが大事です。
さらにメールを書くにあたって、
- ・自分側の間違いを確認したら、素直にそれを認めて謝罪すること。
- ・迅速に対応し、訂正の数字を明確に書くこと。
以上の二点を心がけましょう。
とくに数字の間違いをお詫びするのですから、訂正後の数字には複数人などで再チェックすると良いでしょう。
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相手からミスを指摘され請求書は破棄する場合のお詫びメールの例文
件名：弊社発行の請求書の間違いに関するお詫び
株式会社◯◯◯◯
経理部 ◯◯ 様
拝復 時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。
株式会社◯◯の◯◯です。
先日ご指摘いただいた◯月◯日付の『×××』の請求書の件で連絡いたしました。
弊社にてあらためて調査したところ、経理上のミスがあることが発覚いたしました。
正しくは請求金額￥◯◯,◯◯◯ではなく￥××,×××となります。
御社のご指摘に感謝するとともに、ご迷惑をおかけしたことをお詫び申し上げます。
併せて正しい金額の請求書を送らせていただきますので、たいへんお手数ではありますが、
以前にお送りした請求書は破棄していただきますようお願いいたします。
今後はこのようなミスが起こらぬよう、社内のチェック体制を見直していく所存です。
変わらぬお引き立てのほどをお願い申し上げます。
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株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯
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こちらから間違いを伝え請求書を返送してもらう場合のお詫びメールの例文
件名：誤請求に関するお詫び
株式会社◯◯◯◯
経理部 ◯◯ 様
いつも大変お世話になっております。
株式会社◯◯の◯◯です。
先日送らせていただいた○月度の請求書ですが、
当方の手違いにて他社宛ての請求書が含まれていることが判明いたしました。
急ぎ訂正させていただくとともに、ご迷惑をおかけいたしますことを深くお詫び申し上げます。
新しい請求書は本日送らせていただきますので、お手数かとは思われますが同封の封筒にて
古い請求書を弊社までご返送いただけますでしょうか。
以後、このような事がないよう担当者ともども徹底いたしますので、
ご容赦くださいますようお願いいたします。
今後ともよろしくお願い申し上げます。
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株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯
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