同僚を送り出す送別会の連絡は、受け手にとって分かりやすいのはもちろんのこと、幹事が出欠などをまとめやすくする気づかいが必要です。
また、自分自身が幹事と連絡役を兼任している場合は、業務に支障が出ないように効率化を図ることもポイントになります。
開催日や時間、場所のほか出欠の締め切り日を強調して、送別会当日をスムーズに迎えましょう。
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目次
退職や異動による送別会開催のメール書き方のポイント
- ・概要を明記します。（送別される人・日時・時間・場所・会費・二次会の有無・幹事の連絡先）
※場所：複数店舗あるチェーン店の場合は、住所や注意書きをします。 - ・場所が決まっている場合は地図のURLなどを記載。
- ・出欠連絡の締め切りを記載します。
- ・幹事の連絡先を記載。
- ・開催決定のみで、場所などの詳細が決まっていない場合は参加を呼びかける内容を心がけます。 ※検討中の大まかな開催場所を記載。
- ・参加を促すため、必要に応じて本人の簡単な経歴や人柄を記載すると親しみやすいです。
送別会の開催が決定している場合のメールの例文
件名：◯◯さんの送別会の開催について
◯◯部各位
お疲れ様です。
◯◯部の◯◯です。
皆様ご存知の事と思いますが、◯◯部の◯◯さんが◯◯月を持って【異動・退職】されます。
そこで、下記の日程で送別会を開催したいと思います。
お忙しいとは思いますが、ぜひ、参加をご検討下さい。
日程や場所は下記の通りとなりますので、このメールで返信もしくは私◯◯までお願いいたします。
●日時：◯月◯日(◯曜日) ◯時～
●場所：◯◯居酒屋(◯◯店)
※︎同じ地区に多店舗があるのでご注意ください。
※地図URL：◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯
●会費：一人◯◯◯◯円
●出欠連絡の締め切り：◯◯月◯◯日（◯曜日）午後◯時
●幹事：◯◯
●出席・欠席
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・お名前
・【出席】又は【欠席】又は【途中参加】をご連絡ください。
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不明点がありましたらご連絡ください。
また、途中参加の場合はご相談ください。
お忙しいところ大変恐縮ですが、締め切り厳守にご協力くださいますようよろしくお願いいたします。
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株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯
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送別会の開催が検討している場合のメールの例文
件名：◯◯さんの送別会のお知らせ
◯◯部各位
お疲れ様です。
◯◯部の◯◯です。
皆様ご存知の事と思いますが、◯◯部の◯◯さんが◯月を持って【異動・退職】されます。
そこで、下記の日程で送別会の開催を検討しております。
詳細は未定ですが、現段階でのおおまかな人数を把握したいため、出欠のお返事を頂けないでしょうか。
ご都合が未定の方もいらっしゃるかと思いますが、予定の連絡で結構です。
お返事の際は、
・お名前
・【出席】【欠席】又は【途中参加】又は【出席予定・欠席予定】
のいずれかをご連絡ください。
◯◯さんは、営業の第一線で◯年御活躍されました。
お忙しいとは思いますが、ぜひ、参加をご検討下さい。
●日時：◯月◯日(◯曜日)◯時～予定
●場所：本社周辺（大まかな地区、駅名など）
●会費：一人◯◯◯◯円予定
●出欠連絡の締め切り：◯◯月◯◯日（◯曜日）午後◯時まで
日程のみのご連絡ですが、連絡にご協力をよろしくお願いいたします。
詳細が決まりましたら、改めてご連絡します。
不明点がありましたら、幹事◯◯◯までご連絡ください。
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株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯
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