FAX送信をした後に確認メールを送るときには、まず誰に当てたものかをはっきりと明記する必要があります。
内容を確認するために、発信元や送信したときの内容、送信枚数について詳しく記載するようにしましょう。
確認する内容が多いときには、箇条書きにして、わかりやすくすることも大切です。
また、相手からの返信が必要なときには、返信期限について記載することが必要です。
ここでは、FAX送信した際に送る確認メールの書き方と例文をご紹介いたします。
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FAX送信の確認メールの書き方のポイント
- ・件名はどういった内容のFAXを送ったのかがわかるようなものにします。
- ・重要な内容の場合は、【重要】と記載します。
- ・書類の内容を確認してもらうときには、箇条書きにして読みやすくします。
- ・送信した書類に注意点がある場合は、どこに注意したらいいのかを丁寧に記載しておきます。
- ・返答の方法、提出期限は正確に記載するようにします。
FAX送信の確認メールの例文_1
件名：「契約書類」のFAX送信のお知らせ
株式会社◯◯◯
◯◯部 ◯◯ 様
いつもお世話になっております。
株式会社◯◯ ◯◯部の◯◯です。
本日の午前中に、◯◯工事の契約書類をFAXで送信いたしました。
つきましては、お手数ですが詳細について下記ご確認のほどよろしくお願いします。
送信日 ：◯年◯月◯日
送信元 ：株式会社◯◯営業部◯◯
送信内容：◯◯工事契約書
部数 ：送信状含め5部
契約書類の内容に誤りがないかについて確認していただき、
間違いがある場合は、お手数ではございますが◯月◯日中に
FAXにてご返答いただきますよう、よろしくお願いします。
お忙しい中恐縮ではありますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
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株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯
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FAX送信の確認メールの例文_2
件名：「見積書」FAX送信のお知らせ
株式会社◯◯◯
◯◯部 ◯◯ 様
いつもお世話になっております。
株式会社◯◯ ◯◯部の◯◯です。
先日は弊社製品のお見積のご依頼をいただき、ありがとうございました。
本日、見積書の作成が完成しましたのでFAXにて送信いたしました。
詳細を下記記載しましたので、ご査収のほどよろしくお願いします。
ご確認いただく点は以下の通りです。
・品名◯◯◯型番◯◯◯◯
・納品数
・納期
・見積金額
・納品場所
ご確認いただいた後、お忙しいところ誠に恐れ入りますが
◯月◯日までに担当者の◯◯当てにFAXでご返答いただきますよう
宜しくお願いいたします。
送信日：◯年◯月◯日
送信元：株式会社◯◯ ◯◯部◯◯
送信内容：◯◯の見積書の確認
部数：送信状含め4部
送信元FAX：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
以上ですが、よろしくお願い申し上げます。
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株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯
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