約束の確認メールの書き方と例文

ビジネスを行う上で、相手方と日時を決めて商談を行う機会は多々ありますが、せっかく約束したにもかかわらず相手方がそれを忘れてしまって商機を逃すようなことがあってはなりません。
そういった事態を防ぐためには、事前に相手方に日時の確認メールを送るというのが有効ですので、以下ではそのようなメールの書き方について紹介します。

約束の確認メールの書き方のポイント

• ・約束の確認メールは直前に送るのではなく、約束した日の2、3営業日前に送付します。
• ・受け取った相手方に見てもらえるように、メールの件名はなるべく分かりやすい記載にしましょう。
• ・こちらの都合が悪くなったり、あらかじめ伝えておきたい用件があったりする場合にはメールに記載して相手に理解を求めるようにします。
• ・相手の都合が悪い場合には柔軟に対応する旨の一言を添えると誠意が伝わります。

約束の確認メールの例文_1

件名：【事前確認】◯月◯日のお打ち合わせの件

株式会社◯◯◯◯
◯◯　様

平素より大変お世話になっております。
株式会社◯◯の◯◯です。

本日は先日お約束させていただきました打ち合わせの日が近くなりましたので、
確認のメールを差し上げました。
お約束通り、来週◯曜日の◯月◯日の◯◯時に御社の◯◯支店にお伺います。

もし日時のご変更がございましたら、日程を組み直すことも可能ですので、
お知らせいただければと存じます。

よろしくお願い申し上げます。

──────────────────
株式会社◯◯
◯◯部　◯◯
──────────────────

約束の確認メールの例文_2

件名：◯月◯日のミーティングについて日程確認

株式会社○○○○
◯◯　様

いつも大変お世話になっております。
株式会社◯◯の◯◯と申します。

先日は貴社の◯◯プロジェクトについて、提案の機会を頂戴しありがとうございました。
お約束の通り、◯月◯日◯◯時にミーティングをさせていただきたく、日時の確認のためメールをお送りいたしました。

当日はお約束の時間に御社にお伺いさせていただきますが、ご都合が悪いようでしたら、日時を変更することも可能ですので、その旨お知らいただければと思います。

以上、確認のメールのみとなりますが、よろしくお願いいたします。

──────────────────
株式会社◯◯
◯◯部　◯◯
──────────────────