商品の不具合を報告する際のメールの書き方と例文

商品の不具合を報告する際のメールの書き方と例文

商品の不具合を報告する場合としては、自社の商品に不具合があり、そのことを上司などに報告する場合や、購入した商品に不具合があり、そのことを販売元(取引先)に報告する場合が考えられます。
商品の不具合は、重要性が高い事柄ですので気づいたら速やかに報告(連絡)する必要があります。
受け取った人が次に起こすアクションのことを考えて、迅速かつ正確な報告が求められます。
ここでは、商品の不具合を上司へ報告する際と、購入先へ報告をする際のメールの書き方と例文をご紹介いたします。

商品の不具合を報告する際のメールの書き方のポイント

  • 下記の事項についてできるだけ具体的に記載します
  • ・不具合が判明した経緯(時系列に沿って書く)
  • ・不具合の内容を具体的に記載します
  • ・不具合の範囲(例:「◯◯月◯◯日製造分」「納品された◯◯個のうち◯個」)
  • ・不具合の原因(自社商品の場合)
  • 今後の対応について
  • ・重要性がある場合は、件名の先頭に【重要】といった形で目立つような工夫をします
  • ・緊急の場合は、必要に応じてメールではなく電話でまず連絡し、詳細についてメールで報告することも検討しましょう

自社の商品に不具合があり、そのことを上司などに報告する場合のメールの例文

件名:商品不具合の報告

◯◯部長

お疲れ様です。
◯◯です。

当社の商品に不具合が発生したことが判明いたしましたので、報告いたします。

1.不具合が判明した経緯
◯月◯日◯時◯分お客さま(◯◯株式会社××様)より、カスタマーサポート宛に商品の電源が入らないとのご連絡をいただく
◯月◯日◯時◯分サポート担当者がお客さまを訪問、電源が入らないことを確認。商品を持ち帰る
◯月◯日◯時◯分、分析の結果、商品の不具合であることが判明

2.不具合の内容
電源ボタンを押しても電源が入らない

3.不具合の範囲
同種の報告が◯月◯日製造分のものに集中している(当日製造分◯台のうち×台に不具合発生)

4.不具合の原因
現在調査中

5.今後の対応について
同日製造分を購入されたお客さまに対して、不具合の有無を確認し、お詫びするとともに良品との交換を検討しております

詳細につきましては、改めて報告書を提出いたします。
以上、ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

──────────────────
株式会社◯◯
◯◯
──────────────────

購入した商品に不具合があり、そのことを販売元に報告する場合のメールの例文

件名:商品不具合のご報告

株式会社◯◯◯◯
販売部 ◯◯ 様

お世話になっております。
株式会社◯◯ ◯◯部の◯◯です。

さて、◯月◯日付でお納めいただきました貴社の◯◯について、不具合が見つかりましたので報告いたします。

1.不具合が判明した経緯
◯月◯日◯時ごろ説明書のとおり電源ボタンを押してみましたが、電源が入りませんでした。
◯月◯日◯時ごろ同時に納品いただいた5台について同様に電源ボタンを押したところ、2台は電源が入りましたが3台は同様に電源が入りません。

2.不具合の内容
電源ボタンを押しても電源が入らない。

3.不具合の範囲
◯月◯日納品分の5台のうち3台。

4.今後の対応について
取り急ぎ良品への交換をお願いいたします。また、今後同様の事例がないように、不具合発生の経緯のご報告もお願いいたします。

本件については、私(◯◯)が窓口となりますので、今後のご連絡は私宛にお願いいたします。
取り急ぎ、ご連絡まで。

──────────────────
株式会社◯◯
◯◯
──────────────────

※ご利用規約
・当サイトの例文テンプレートは例文形式となりますので、アレンジを前提にご利用いただけますが、あくまでも例文(サンプル文章)となりますので、内容をよくご確認いただき、お客様のご判断と責任におきましてご利用をお願い申し上げます。
・例文テンプレートの内容関しては、正確性、確実性を保証するものではありません。今後、予告なしに内容を変更または廃止する場合があります。
・当サイトの例文テンプレートデータをご利用いただく場合には、お客様のご判断と責任におきましてご利用をお願い申し上げます。また、例文テンプレートデータ内容を十分ご確認いただきご利用をお願いいたします。
・例文テンプレートデータに関してのトラブルは、当サイトでは一切の責任を負いかねます事ご了承願います。
・当サイトの例文テンプレートの無断転用・転載を禁止します。
・詳細に関してはこちらのご利用規約プライバシーポリシーをご覧ください。

カテゴリー
社外メール 社外メール 報告・連絡 社内メール 社内メール 確認・報告

タグ
/

関連コンテンツ

注文品を途中で変更する依頼のメールの書き方と例文

注文品を途中で変更する依頼のメールの書き方と例文

発注した商品を途中で変更する場合は、発注先の会社に迷惑をかけることとなります。 変更手続きをしてもらう際には、変更が必要になった理由を的確に伝えなければなりません。 自社の手違いなどが理由で商品変更を …
商品在庫の問い合わせメールの書き方と例文

商品在庫の問い合わせメールの書き方と例文

商品の在庫をメールで問い合わせる場合、要件を簡潔にまとめて伝えることが大切です。 社外の人へ送る場合は丁寧な方が良いだろうと考え、文章で長々と書いてしまうと、必要な情報の抽出に時間がかかってしまい、誤 …
社内アンケートをお願いするメールの書き方と例文

社内アンケートをお願いするメールの書き方と例文

社内アンケートなどの依頼メールは、相手に頼み事を了解してもらい、行動してもらうことが目的です。 そのため、用件を正確に伝えることが重要です。 相手の手を煩わせることを気にするあまり、遠回しな表現や曖昧 …
式典の案内メールの書き方と例文

式典の案内メールの書き方と例文

創立記念などの式典は、普段から支援いただいている取引先の方を招いての大切なイベントです。 そのため案内メールは開催場所や開催日時など、誤解が無いように明確に記載します。 丁寧な言葉づかいで書くのはもち …
値下げ・価格交渉に応じてくれたお礼のメールの書き方と例文

値下げ・価格交渉に応じてくれたお礼のメールの書き方と例文

ビジネスにおいて価格交渉をする機会は多くあります。 取引先が値下げなどの価格交渉に応じてくれた時には、感謝の気持ちをきちんと伝えたいものですね。 文章で気持ちを伝えるのはなかなか難しいですが、コツを押 …
社内向け・退職の挨拶メールの書き方と例文テンプレート

社内向け・退職の挨拶メールの書き方と例文テンプレート

退職の挨拶メールで社内向けに送る場合は、社内で今までお世話になった方々への感謝の気持ちを伝えるのが目的です。 メールは最終出勤日に送りますが、業務中だとご迷惑をかける場合もあるので、定時1時間前くらい …

タグ