商品の不具合を報告する際のメールの書き方と例文

商品の不具合を報告する際のメールの書き方と例文

商品の不具合を報告する場合としては、自社の商品に不具合があり、そのことを上司などに報告する場合や、購入した商品に不具合があり、そのことを販売元(取引先)に報告する場合が考えられます。
商品の不具合は、重要性が高い事柄ですので気づいたら速やかに報告(連絡)する必要があります。
受け取った人が次に起こすアクションのことを考えて、迅速かつ正確な報告が求められます。
ここでは、商品の不具合を上司へ報告する際と、購入先へ報告をする際のメールの書き方と例文をご紹介いたします。

商品の不具合を報告する際のメールの書き方のポイント

  • 下記の事項についてできるだけ具体的に記載します
  • ・不具合が判明した経緯(時系列に沿って書く)
  • ・不具合の内容を具体的に記載します
  • ・不具合の範囲(例:「◯◯月◯◯日製造分」「納品された◯◯個のうち◯個」)
  • ・不具合の原因(自社商品の場合)
  • 今後の対応について
  • ・重要性がある場合は、件名の先頭に【重要】といった形で目立つような工夫をします
  • ・緊急の場合は、必要に応じてメールではなく電話でまず連絡し、詳細についてメールで報告することも検討しましょう

自社の商品に不具合があり、そのことを上司などに報告する場合のメールの例文

件名:商品不具合の報告

◯◯部長

お疲れ様です。
◯◯です。

当社の商品に不具合が発生したことが判明いたしましたので、報告いたします。

1.不具合が判明した経緯
◯月◯日◯時◯分お客さま(◯◯株式会社××様)より、カスタマーサポート宛に商品の電源が入らないとのご連絡をいただく
◯月◯日◯時◯分サポート担当者がお客さまを訪問、電源が入らないことを確認。商品を持ち帰る
◯月◯日◯時◯分、分析の結果、商品の不具合であることが判明

2.不具合の内容
電源ボタンを押しても電源が入らない

3.不具合の範囲
同種の報告が◯月◯日製造分のものに集中している(当日製造分◯台のうち×台に不具合発生)

4.不具合の原因
現在調査中

5.今後の対応について
同日製造分を購入されたお客さまに対して、不具合の有無を確認し、お詫びするとともに良品との交換を検討しております

詳細につきましては、改めて報告書を提出いたします。
以上、ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

──────────────────
株式会社◯◯
◯◯
──────────────────

購入した商品に不具合があり、そのことを販売元に報告する場合のメールの例文

件名:商品不具合のご報告

株式会社◯◯◯◯
販売部 ◯◯ 様

お世話になっております。
株式会社◯◯ ◯◯部の◯◯です。

さて、◯月◯日付でお納めいただきました貴社の◯◯について、不具合が見つかりましたので報告いたします。

1.不具合が判明した経緯
◯月◯日◯時ごろ説明書のとおり電源ボタンを押してみましたが、電源が入りませんでした。
◯月◯日◯時ごろ同時に納品いただいた5台について同様に電源ボタンを押したところ、2台は電源が入りましたが3台は同様に電源が入りません。

2.不具合の内容
電源ボタンを押しても電源が入らない。

3.不具合の範囲
◯月◯日納品分の5台のうち3台。

4.今後の対応について
取り急ぎ良品への交換をお願いいたします。また、今後同様の事例がないように、不具合発生の経緯のご報告もお願いいたします。

本件については、私(◯◯)が窓口となりますので、今後のご連絡は私宛にお願いいたします。
取り急ぎ、ご連絡まで。

──────────────────
株式会社◯◯
◯◯
──────────────────

※ご利用規約
・当サイトの例文テンプレートは例文形式となりますので、アレンジを前提にご利用いただけますが、あくまでも例文(サンプル文章)となりますので、内容をよくご確認いただき、お客様のご判断と責任におきましてご利用をお願い申し上げます。
・例文テンプレートの内容関しては、正確性、確実性を保証するものではありません。今後、予告なしに内容を変更または廃止する場合があります。
・当サイトの例文テンプレートデータをご利用いただく場合には、お客様のご判断と責任におきましてご利用をお願い申し上げます。また、例文テンプレートデータ内容を十分ご確認いただきご利用をお願いいたします。
・例文テンプレートデータに関してのトラブルは、当サイトでは一切の責任を負いかねます事ご了承願います。
・当サイトの例文テンプレートの無断転用・転載を禁止します。
・詳細に関してはこちらのご利用規約プライバシーポリシーをご覧ください。

カテゴリー
社外メール 社外メール 報告・連絡 社内メール 社内メール 確認・報告

タグ
/

関連コンテンツ

部下の不手際を上司がお詫びする際のメールの書き方と例文

部下の不手際を上司がお詫びする際のメールの書き方と例文

部下の仕事でミスが発覚した場合、なるべく早く相手先にお詫びのメールを送るようにしましょう。 お詫びの誠意がしっかりと伝わるように、また監督責任の立場として謝罪の意が伝わるように丁寧な文章で記載すること …
値引き依頼を断る際のメールの書き方と例文

値引き依頼を断る際のメールの書き方と例文

相手の依頼に快く応じて取引が続けば言うことはありませんが、当然、相手の依頼に全て応じられるものではありません。 特に値引きに安易に応じてしまうと、取り引きは成立しやすいかも知れませんが、次回以降も値引 …
会社説明会の案内メールの書き方と例文

会社説明会の案内メールの書き方と例文

会社説明会の案内メールで最も大切なことは、説明会の日時や場所など必要な情報を正しく相手に伝えることです。 本文中で必要に応じて箇条書きを使うなど、読みやすくなるよう工夫しながら、わかりやすさを第一に作 …
顧客へリモートワークを実施する際の案内メールの書き方と例文

顧客へリモートワークを実施する際の案内メールの書き方と例文

リモートワークの実施を顧客にメールで伝えるときには、まず事実を伝えてどのような対応が可能かも明記するのが基本です。 その上でリモートワークを開始する理由や実施する期間を端的に伝え、不便な点があったとき …
商品違いによる交換依頼のメールの書き方と例文

商品違いによる交換依頼(返品)のメールの書き方と例文

到着した商品が注文品と異なっていた場合の交換依頼のメールは、商品が異なっているとわかり次第、速やかに送りましょう。 商品が異なることや交換したいこと、手続きの具体的な方法を知りたいことなど、自分が何を …
商品やサービスに関して質問する際のメールの書き方と例文

商品やサービスに関して質問する際のメールの書き方と例文

取引先企業などに商品やサービスの質問メールを送るときは、まず件名を見ただけで何についての質問なのかすぐに分かるようにしておきましょう。 具体的な商品名やサービス名が分かっている場合は、件名にその名称を …

タグ