商品の不具合を報告する際のメールの書き方と例文

商品の不具合を報告する際のメールの書き方と例文

商品の不具合を報告する場合としては、自社の商品に不具合があり、そのことを上司などに報告する場合や、購入した商品に不具合があり、そのことを販売元(取引先)に報告する場合が考えられます。
商品の不具合は、重要性が高い事柄ですので気づいたら速やかに報告(連絡)する必要があります。
受け取った人が次に起こすアクションのことを考えて、迅速かつ正確な報告が求められます。
ここでは、商品の不具合を上司へ報告する際と、購入先へ報告をする際のメールの書き方と例文をご紹介いたします。

商品の不具合を報告する際のメールの書き方のポイント

  • 下記の事項についてできるだけ具体的に記載します
  • ・不具合が判明した経緯(時系列に沿って書く)
  • ・不具合の内容を具体的に記載します
  • ・不具合の範囲(例:「◯◯月◯◯日製造分」「納品された◯◯個のうち◯個」)
  • ・不具合の原因(自社商品の場合)
  • 今後の対応について
  • ・重要性がある場合は、件名の先頭に【重要】といった形で目立つような工夫をします
  • ・緊急の場合は、必要に応じてメールではなく電話でまず連絡し、詳細についてメールで報告することも検討しましょう

自社の商品に不具合があり、そのことを上司などに報告する場合のメールの例文

件名:商品不具合の報告

◯◯部長

お疲れ様です。
◯◯です。

当社の商品に不具合が発生したことが判明いたしましたので、報告いたします。

1.不具合が判明した経緯
◯月◯日◯時◯分お客さま(◯◯株式会社××様)より、カスタマーサポート宛に商品の電源が入らないとのご連絡をいただく
◯月◯日◯時◯分サポート担当者がお客さまを訪問、電源が入らないことを確認。商品を持ち帰る
◯月◯日◯時◯分、分析の結果、商品の不具合であることが判明

2.不具合の内容
電源ボタンを押しても電源が入らない

3.不具合の範囲
同種の報告が◯月◯日製造分のものに集中している(当日製造分◯台のうち×台に不具合発生)

4.不具合の原因
現在調査中

5.今後の対応について
同日製造分を購入されたお客さまに対して、不具合の有無を確認し、お詫びするとともに良品との交換を検討しております

詳細につきましては、改めて報告書を提出いたします。
以上、ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

──────────────────
株式会社◯◯
◯◯
──────────────────

購入した商品に不具合があり、そのことを販売元に報告する場合のメールの例文

件名:商品不具合のご報告

株式会社◯◯◯◯
販売部 ◯◯ 様

お世話になっております。
株式会社◯◯ ◯◯部の◯◯です。

さて、◯月◯日付でお納めいただきました貴社の◯◯について、不具合が見つかりましたので報告いたします。

1.不具合が判明した経緯
◯月◯日◯時ごろ説明書のとおり電源ボタンを押してみましたが、電源が入りませんでした。
◯月◯日◯時ごろ同時に納品いただいた5台について同様に電源ボタンを押したところ、2台は電源が入りましたが3台は同様に電源が入りません。

2.不具合の内容
電源ボタンを押しても電源が入らない。

3.不具合の範囲
◯月◯日納品分の5台のうち3台。

4.今後の対応について
取り急ぎ良品への交換をお願いいたします。また、今後同様の事例がないように、不具合発生の経緯のご報告もお願いいたします。

本件については、私(◯◯)が窓口となりますので、今後のご連絡は私宛にお願いいたします。
取り急ぎ、ご連絡まで。

──────────────────
株式会社◯◯
◯◯
──────────────────

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