商品の不具合を報告する際のメールの書き方と例文

商品の不具合を報告する際のメールの書き方と例文

商品の不具合を報告する場合としては、自社の商品に不具合があり、そのことを上司などに報告する場合や、購入した商品に不具合があり、そのことを販売元(取引先)に報告する場合が考えられます。
商品の不具合は、重要性が高い事柄ですので気づいたら速やかに報告(連絡)する必要があります。
受け取った人が次に起こすアクションのことを考えて、迅速かつ正確な報告が求められます。
ここでは、商品の不具合を上司へ報告する際と、購入先へ報告をする際のメールの書き方と例文をご紹介いたします。

商品の不具合を報告する際のメールの書き方のポイント

  • 下記の事項についてできるだけ具体的に記載します
  • ・不具合が判明した経緯(時系列に沿って書く)
  • ・不具合の内容を具体的に記載します
  • ・不具合の範囲(例:「◯◯月◯◯日製造分」「納品された◯◯個のうち◯個」)
  • ・不具合の原因(自社商品の場合)
  • 今後の対応について
  • ・重要性がある場合は、件名の先頭に【重要】といった形で目立つような工夫をします
  • ・緊急の場合は、必要に応じてメールではなく電話でまず連絡し、詳細についてメールで報告することも検討しましょう

自社の商品に不具合があり、そのことを上司などに報告する場合のメールの例文

件名:商品不具合の報告

◯◯部長

お疲れ様です。
◯◯です。

当社の商品に不具合が発生したことが判明いたしましたので、報告いたします。

1.不具合が判明した経緯
◯月◯日◯時◯分お客さま(◯◯株式会社××様)より、カスタマーサポート宛に商品の電源が入らないとのご連絡をいただく
◯月◯日◯時◯分サポート担当者がお客さまを訪問、電源が入らないことを確認。商品を持ち帰る
◯月◯日◯時◯分、分析の結果、商品の不具合であることが判明

2.不具合の内容
電源ボタンを押しても電源が入らない

3.不具合の範囲
同種の報告が◯月◯日製造分のものに集中している(当日製造分◯台のうち×台に不具合発生)

4.不具合の原因
現在調査中

5.今後の対応について
同日製造分を購入されたお客さまに対して、不具合の有無を確認し、お詫びするとともに良品との交換を検討しております

詳細につきましては、改めて報告書を提出いたします。
以上、ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

──────────────────
株式会社◯◯
◯◯
──────────────────

購入した商品に不具合があり、そのことを販売元に報告する場合のメールの例文

件名:商品不具合のご報告

株式会社◯◯◯◯
販売部 ◯◯ 様

お世話になっております。
株式会社◯◯ ◯◯部の◯◯です。

さて、◯月◯日付でお納めいただきました貴社の◯◯について、不具合が見つかりましたので報告いたします。

1.不具合が判明した経緯
◯月◯日◯時ごろ説明書のとおり電源ボタンを押してみましたが、電源が入りませんでした。
◯月◯日◯時ごろ同時に納品いただいた5台について同様に電源ボタンを押したところ、2台は電源が入りましたが3台は同様に電源が入りません。

2.不具合の内容
電源ボタンを押しても電源が入らない。

3.不具合の範囲
◯月◯日納品分の5台のうち3台。

4.今後の対応について
取り急ぎ良品への交換をお願いいたします。また、今後同様の事例がないように、不具合発生の経緯のご報告もお願いいたします。

本件については、私(◯◯)が窓口となりますので、今後のご連絡は私宛にお願いいたします。
取り急ぎ、ご連絡まで。

──────────────────
株式会社◯◯
◯◯
──────────────────

※ご利用規約
・当サイトの例文テンプレートは例文形式となりますので、アレンジを前提にご利用いただけますが、あくまでも例文(サンプル文章)となりますので、内容をよくご確認いただき、お客様のご判断と責任におきましてご利用をお願い申し上げます。
・例文テンプレートの内容関しては、正確性、確実性を保証するものではありません。今後、予告なしに内容を変更または廃止する場合があります。
・当サイトの例文テンプレートデータをご利用いただく場合には、お客様のご判断と責任におきましてご利用をお願い申し上げます。また、例文テンプレートデータ内容を十分ご確認いただきご利用をお願いいたします。
・例文テンプレートデータに関してのトラブルは、当サイトでは一切の責任を負いかねます事ご了承願います。
・当サイトの例文テンプレートの無断転用・転載を禁止します。
・詳細に関してはこちらのご利用規約プライバシーポリシーをご覧ください。

カテゴリー
社外メール 社外メール 報告・連絡 社内メール 社内メール 確認・報告

タグ
/

関連コンテンツ

暑気払いの飲み会を開催する案内メールの書き方と例文

暑気払いの飲み会を開催する案内メールの書き方と例文

仕事をしていると社内外の関係者で飲みに行く機会がありますが、なかでも夏場に行う暑気払いは関係者が多い場合があるため、メールを使って案内メールを送るのが一般的です。 メールには日時や開催場所を記載するの …
パーティを欠席する際のお詫びメールの書き方と例文

パーティを欠席する際のお詫びメールの書き方と例文

社会人になると、取引先の方から創立記念や新製品の発表などのビジネスパーティに招待されることがありますが、仕事の都合でやむを得ず、欠席しなければならないこともあります。 パーティを欠席する際のお詫びメー …
就業規則改定のお知らせメールの書き方と例文

就業規則改定のお知らせメールの書き方と例文

残業や給与など、近年は働き方に関する問題が社会で注目されています。 働き方を考える上で、重要になってくるのが「就業規則」です。 就業規則に改定があった場合は、速やかに変更内容と適用日・労働者に与える影 …
支払い期日を過ぎた入金の催促メールの書き方と例文テンプレート

支払い期日を過ぎた入金の催促メールの書き方と例文テンプレート

請求書の支払い期日を迎えても入金がない場合には、入金の催促メールを送るのが良い方法です。 メールを書く際には急かすような表現は避け、丁寧な言葉遣いを用いるようにすると相手を不快にさせずにすみます。 本 …
送迎をしていただいたお礼メールの書き方と例文

送迎をしていただいたお礼メールの書き方と例文

上司や社外の人に車などでの送迎をしてもらった際は、感謝のメールを当日中、遅くても翌日までに送る必要があります。 相手が好意を持って送迎してくれたという事実を踏まえて、自分自身の言葉で感謝の気持を正直に …
復職願いのメールの書き方と例文

復職願いのメールの書き方と例文

体調不良などの理由で職場を長期間離れていた職員が仕事に復帰する場合、職場への復職願いをメールで伝えます。 復職願いのメールとは、復職する際に人事担当者へ復職申請手続きを行い、その後に職場の人への挨拶を …

タグ