各種WEBサービスやシステムをご利用いただいているお客様へ、不具合・誤作動を報告する際のメールを書くときには、まず最初に不具合・誤作動が起きたことで迷惑をかけたことに対しての謝罪をすることが大切です。
そして、なぜ不具合・誤作動が起きたのかという理由についても、簡潔にわかりやすく記載するようにします。更に、復旧後の対応についても詳しく説明をします。
ここでは、お客様へWEBサービス・システムの不具合・誤作動を謝罪をする際のメールの書き方と例文をご紹介いたします。
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商品の不具合を謝罪する際のメールの書き方のポイント
- ・最初に、不具合や誤作動が起きたことにより生じた障害に対しての謝罪をします。
- ・なぜ不具合または誤作動が起きたのかの理由について説明します。
- ・現在の状況を知らせる一文を入れます。
- ・復旧後の対応の仕方についても詳しく記載しておくようにします。
- ・復旧されなかったときの対処法や連絡先について説明する文を書きます。
サーバー不具合に関するお詫びメールの例文
件名：サーバー不具合に関するお詫び
株式会社◯◯◯◯
◯◯部 ◯◯ 様
いつもお世話になっております。
株式会社◯◯の◯◯です。
昨夜から弊社が提供するサーバーが不具合を起こし、障害が発生しましたこと深くお詫び申し上げます。
調査の結果、不具合の原因はソフトウェアにあることがわかりました。
現在は、復旧し正常に稼働していることを確認しておりますが、引き続き様子を見ております。
ご不明な点があった場合は、下記までお問い合わせくださいますよう、よろしくお願いいたします。
今後ともどうぞ、よろしくお願いいたします。
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株式会社◯◯
◯◯
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業務システムなどの不具合のお詫びメールの例文
件名：◯◯システム不具合の報告について
株式会社◯◯◯◯
◯◯部 ◯◯ 様
いつも弊社のサービス「◯◯」をご利用いただきありがとうございます。
株式会社◯◯の◯◯です。
先日より、◯◯機能に不具合が生じ業務に支障をきたしておりますこと、心よりお詫び申し上げます。
誠に申し訳ございませんでした。
誤作動が起きた原因は、◯◯◯のシステムエラーが発生したためということがわかり、現在は復旧しておりますことを確認しております。
これまで通りご使用いただいても問題はございません。
ご不明な点などございましたらお問い合わせくださいませ。
今後とも何卒、よろしくお願い申し上げます。
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株式会社◯◯
◯◯
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