ビジネスを行う上では、肯定的な意見を伝えるだけではなく、断りや辞退を伝えるメールを送らなければならない時もあります。
納期の延期をお願いされたものを断る際も、この例に当てはまります。
断りのメールに限ったわけではありませんが、否定的な意見を伝えるので、断りのメールの際には特に理由や事情を伝えることを怠ってはいけません。
また、否定的な言葉なので、相手への気遣いを忘れないことも重要となります。
ここでは、納期の延期をお願いされた際に断るメールの書き方や、実用的に使える例文もご紹介いたします。
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納期の延期をお願いされた際の断りの返信メールの書き方のポイント
- ・相手に意志がしっかりと伝わるように、あいまいな表現は避けて断る旨をしっかりと断定的に伝えます。
- ・相手も困窮してメールをしてきていると思うので、一方的に断る言葉だけを伝えるのではなく、断らざるを得ないこちら側の事情も納得できるように伝えます。
- ・相手を非難していると取られるような内容にならないように、丁寧な言葉遣いを心がけます。
- ・感謝の言葉やお願いする旨を伝える言葉を付け加えます。
- ・返信が必要な場合は、返信日を具体的に記して送ります。
納期の延期をお願いされた際の断りの返信メール例文
件名：◯◯の納期延期のご依頼に関して
株式会社◯◯◯◯
◯◯ 様
平素よりお世話になっています。
株式会社◯◯の◯◯です。
先日ご連絡いただきました、◯◯の納期延期申し入れの件に関してですが、
大変申し訳ありませんが、当社ではお引き受けいたしかねる状況です。
◯◯は、当社においても人気の高い商品であり、多くの取引先の販売店様でも、
予約をお待ちしていただいている状況が続いています。
弊社からの販売店様への納品日もすでに決定しており、ご変更は難しいです。
ご要望に沿うことができず大変申し訳ございませんが、諸事情をお汲み取りいただけますようお願いします。
なにとぞ納期をお守りいただけるようお願い申し上げます。
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株式会社◯◯
◯◯ ◯◯
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納期の延期をお願いされた際に、別提案で返信する場合のメール例文
件名：納期延期のご依頼について
株式会社◯◯◯◯
◯◯ 様
平素は格別のご助力いただき、厚くお礼申し上げます。
株式会社◯◯の◯◯です。
さて、先日連絡いただいた◯◯に関する納期延期に関する件で、返答させていただきます。
結論から申し上げると、大変申し訳ありませんが、ご希望に沿うことは難しい状況でございます。
と申しますのも、既に先々の予定が決定している状況であり、納期が遅れてしまうと各方面に支障をきたしてしまいます。
ですが、貴社のご事情もあると思いますので、◯◯に関しては◯月◯日までにご納入いただけるのでしたら、弊社も受諾いたしたく存じます。
この件につきましては、◯月◯日までにご返答いただけますでしょうか。
切にお願い申し上げます。
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株式会社◯◯
◯◯ ◯◯
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