お断りのメールは、非難めいた文面にならないように、全体的に柔らかい表現を心掛けることが非常に重要です。
謙虚な気持ちを前面に出すようにしましょう。
また、取り急ぎ、自社で充分に検討したことを伝えることも大切です。
受け入れできない理由を具体的に記入し、今回という言葉を使って、次回以降は受け入れできる可能性を持たせることも大事なポイントになります。
ここでは、支払いや入金の延期をお願いされた際の断るメールの書き方や、実用的に使える例文もご紹介いたします。
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支払いや入金の延期をお願いされた際のメールの書き方のポイント
- ・柔らかな表現になるように、言葉遣いは気を付けるようにしましょう。
- ・取引先の方に悪い印象を与えないように、自社側が充分に検討した結果であることを伝えましょう。
- ・相手が納得できるように、断る理由を簡潔で明確に記入しましょう。
- ・場合によっては、次回以降は受け入れできる可能性がある形で書くと良いでしょう。
支払いや入金の延期をお願いされた際の断りメール例文_1
件名：入金延期の件
◯◯◯◯株式会社
販売部 ◯◯ 様
平素より、大変お世話になっております。
株式会社◯◯、経理部の◯◯です。
先日ご連絡いただきました、入金延長のお申し入れの件で連絡申し上げます。
上司と相談した結果、大変恐縮ではございますが、お受けいたしかねることとなりました。
お力になれず大変申し訳ございません。
理由は、現在当社の資金繰りも厳しく、
入金が遅れることで、各方面に支障をきたすことが、
予想されるためです。
貴社のご事情は察し申し上げますが、期日厳守にご尽力いただきますよう、
何卒よろしくお願い申し上げます。
取り急ぎお返事申し上げたくご連絡いたしました。
よろしくお願いいたします。
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株式会社◯◯
◯◯ ◯◯
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支払いや入金の延期をお願いされた際の断りメール例文_2
件名：支払い延期のご依頼
◯◯◯◯株式会社
◯◯ 様
いつも大変お世話になっております。
株式会社◯◯の◯◯です。
先日ご連絡いただきました、支払い延長の件についてですが、
早速社内で検討いたしましたが、今回は、ご期待に沿えない結果となってしまいました。
誠に申し訳ございません。
当社の財政も大変厳しい状況にあり、多方面に影響が及びます。
何卒、弊社の事情をご観察のうえ、契約の期日を遵守して頂きますようお願い申し上げます。
メールにて大変恐縮ではございますが、まずは、取り急ぎご返事申し上げます。
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株式会社◯◯
◯◯ ◯◯
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