見積りを依頼した相手への断りメールの書き方と例文

見積りを依頼した相手への断りメールの書き方と例文

見積りをお願いした際の返事を引き延ばすことは相手にも迷惑となるので、できるだけ速やかに断りのメールを入れることが大切です。
曖昧にやんわりと断りたくなってしまうものですが、なぜ断ることになったのかという理由や経緯は必ず明記し、相手が納得できるようにしましょう。
条件が合いさえすればなどと書くと、条件変更をすれば受け入れてもらえるのかと誤解を招くことになります。
また最低限のマナーとして、相手を尊重することと、手間暇をかけてもらったお礼を伝えるようにしましょう。
ここでは、見積りを依頼した相手への断りメールの書き方や、実用的に使える例文もご紹介いたします。

見積りを依頼した相手への断りメールの書き方のポイント

  • ・まず、手間をかけて見積りを出してくれたことへのお礼を伝えます。
  • ・断りの言葉の前にクッションとなる言葉を入れると、断りのショックをやわらげることができます。
  • ・断る理由を曖昧にせず、なぜ断ることになったのかを伝えます。
  • ・相手に期待をもたせないよう、断りの文面ははっきりさせるようにしましょう。
  • ・相手の提案内容は否定することなく、できるだけ相手を立てるようにします。
  • ・次の機会にまたお世話になる可能性があることを示唆しておくと、今後の連絡も行いやすくなります。

金額が見合わず見積りを依頼した相手への断りメール例文

ご提案頂きました◯◯の見積りについて

◯◯◯◯会社
◯◯ 様

いつもお世話になっております。
株式会社◯◯ ◯◯課の◯◯です。

先日は◯◯◯◯のお見積りをいただき、誠にありがとうございました。
ご提案いただいたお見積りをもとに弊社内で検討しました結果、
誠に恐縮ではございますが、今回は採用を見送らせていただくことと致しました。

費用の面で、どうしても社内で折り合いがつかなかったことが理由でございます。
貴重なお時間をさいてのご提案をいただきながら、このようなお返事となりましたこと、
心よりお詫び申し上げます。

またご提案をお願いする機会もあるかと存じますが、その際はぜひよろしくお願い申し上げます。
取り急ぎ、メールにて失礼させていただきます。

──────────────────
株式会社◯◯
◯◯ ◯◯
──────────────────

納期が見合わず見積りを依頼した相手への断りメール例文

◯◯の見積りの件

◯◯◯◯会社
◯◯ 様

いつもお世話になっております。
株式会社◯◯ ◯◯課の◯◯です。

このたびは◯◯のお見積りのご提案をいただき、誠にありがとうございます。
ご提案内容をもとに弊社で検討しましたところ、ご提示いただいた納期ではこちらの
スケジュールに合わないため、残念ながらこのたびのご提案はお引き受けしがたい状況となってしまいました。

そのため、社内で検討しました結果、今回はお取引を見送らせていただくことになりました。

多大なお時間をさいてご提案いただきながら、このようなお返事となりましたこと、
心からおわび申し上げます。

ご期待に添うことができないのは誠に心苦しいのですが、なにとぞ事情をご拝察ください。

今後、またの機会がございましたら、そのときはぜひよろしくお願い申し上げます。

──────────────────
株式会社◯◯
◯◯ ◯◯
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