品切れ・在庫切れのメールは先方に迷惑をかけたことをお詫びするとともに、品切れになってしまった原因や現在の在庫状況も記載すると受信側からの理解を得られやすいでしょう。
先方からの注文を断るわけですから、できるだけ早く返信することがビジネスメールのマナーになります。
また、品切れ・在庫切れが解消される見込みの時期を記載すると、お客様へ安心感を与えられるでしょう。
ここでは、品切れ・在庫切れの際のお詫びメールの書き方や、実用的に使える例文もご紹介いたします。
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内品切れ・在庫切れのお詫びメールの書き方のポイント
- ・最初にどの注文に対する返信なのかを明確にします。
- ・品切れ・在庫切れの報告に関しては、先方の感情を害さないように「ご期待に添えられず」や「不本意ながらお役に立てず」など、できるだけソフトな表現を使いましょう。
- ・先方に対する申し訳ない気持ちが高じて、品切れ・在庫切れになっているのかどうかがわかりにくくなる曖昧な表現は避けましょう。
- ・入荷の見込み時期がわかる場合は、記載すると親切です。
品切れ・在庫切れのお詫びメール例文_1
ご注文についてのお詫び
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯ 様
いつもお世話になっております。
株式会社◯◯の◯◯です。
日頃は格別のご愛顧にあずかり、ありがたくお礼申し上げます。
さて、◯月◯日に（商品名と個数）のご注文をいただきましたが、
弊社の想定以上の発注を受けたため、誠に残念ながら只今在庫切れとなっております。
ご注文いただいたにもかかわらず、ご期待に添えられず誠に申し訳ございません。
現在、急ピッチで増産しておりますので、2週間後を目安に在庫不足が解消される見込みでございます。
今回の注文につきましては、あしからずご了承のほどお願い申し上げます。
入荷や発送の見込みが決まって参りましたら、再度連絡させていただきます。
まずは、お詫びかたがた連絡させていただきました。
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株式会社◯◯
◯◯ ◯◯
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品切れ・在庫切れのお詫びメール例文_2
ご注文についてのお詫びと現在の生産状況
株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯ 様
いつもお世話になっております。
株式会社◯◯の◯◯です。
平素は格別のお引き立てにあずかり、厚くお礼申し上げます。
◯月◯日にご注文をいただきました「商品名と個数」につきまして、
昨日、工場の生産ラインにトラブルが生じ生産を止めており、只今在庫切れとなっております。
弊社の不注意でご案内が遅れましたこと、誠に申し訳ございません。
現在は工場のトラブルが解消しており、1週間後には確実に入荷できるものと思われます。
在庫が揃い次第ご連絡いたしますので、今しばらくお待ちください。
まずは、お詫びかたがたご報告させていただきました。
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株式会社◯◯
◯◯ ◯◯
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