メールで領収書発行の依頼をする時は、取引先が催促されていると感じないように、お願いの姿勢で文章を書くことが大切です。
希望がなければ領収書の発行をしない会社もあったり、何らかのトラブルで行き違いになっている可能性もあったりするからです。
そのため、取引先を不愉快にさせないよう、相手を気遣う言葉やお詫びの言葉を入れるようにしましょう。
ここでは、領収書発行依頼のメールの書き方や、実用的に使える例文もご紹介いたします。
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領収書発行依頼のメールの書き方のポイント
- ・最初に、日ごろから取引をしてもらっていることへの感謝を述べましょう。
- ・そもそも領収書を出さない会社もあるので、いつ送ってくれるのかではなく、領収書の有無についても確認します。
- ・相手を不愉快にさせないよう、上から目線の口調にならないようにし、あくまでもお願いの姿勢でメールを書くようにします。
- ・担当者が多忙な場合もあるので、相手を気遣う一言を挟むようにします。
- ・発送手続きがすでにされていたり、何らかのトラブルで届くのが遅れていたりする場合もあるので、お詫びの言葉を添えます。
領収書発行依頼のメール例文
◯◯の領収書発行のお願い
株式会社◯◯◯◯
経理部 ◯◯ 様
日ごろより大変お世話になっております。
株式会社◯◯、経理部の◯◯です。
先日は、◯◯についての請求書をお送りいただきまして、誠にありがとうございました。
◯月◯日に支払いを終えましたので、ここにご報告させていただきます。
入金がご確認いただけましたら、弊社の◯◯宛てに領収書をお送りいただきますようお願い申し上げます。
また、弊社の都合で申し訳ないのですが、経理のスケジュールの都合から、◯月◯日までに領収書をいただきたいと考えております。
すでにご送付いただいている際には、どうかご容赦ください。
お忙しいなか大変恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
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株式会社◯◯
◯◯ ◯◯
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支払いの完了連絡と領収書発行依頼のメール例文
支払い完了のご報告と領収書発行のお願い
株式会社◯◯◯◯
経理部 ◯◯ 様
お世話になっております。
株式会社◯◯、経理部の◯◯です。
先日は◯◯の工事を行っていただき、ありがとうございました。
ご請求いただいたとおり、◯月◯日に◯◯◯◯円の振り込みを終えましたので、ご報告させていただきます。
ご確認いただきますよう、よろしくお願いいたします。
また、ご多忙ななか大変恐縮なのですが、ご確認後には領収書をお送りいただけますでしょうか。
領収書は、わたくし◯◯宛てにご送付いただければと思います。
行き違いとなっていて、すでにご送付されていましたらご容赦ください。
お手数おかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
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株式会社◯◯
◯◯ ◯◯
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