システムメンテナンスのお知らせメールをするときには、業務に差し支えないようにきちんと日時を記載するようにします。
また、メンテナンスをすることで各所に迷惑を掛けること、また不明な点があるときは問い合わせをして欲しいことを加えておきます。
緊急連絡先があるのなら、その番号も書いておくと安心です。
メールが届かなかったり、見る時間が無い人のためにも数回お知らせメールを送信するようにしましょう。
ここでは、システムメンテナンスのお知らせメールの書き方や、実用的に使える例文もご紹介いたします。
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システムメンテナンスのお知らせメールの書き方のポイント
- ・メンテナンスを行う日時（何時から何時）までと詳しく記載します。
- ・実施する時間にはどのようなことが出来なくなるのか書いておきます。
- ・業務に支障があるようなメンテナンスの場合の件名は、【重要】などを付け加えて目立つ工夫をします。
- ・メンテナンス中に何かあったときのために問い合わせ先を記載します。担当者の部署や名前も書いておくと気軽に連絡出来るようになります。
- ・お知らせメールは遅くても1週間前には送信して、メールを受け取った人が業務の調整などがしやすいように配慮します。
- ・社内向けと社外向けで内容を変えることも重要です。社内向けではメールを開いたらすぐに要件が分かるようにして、社外向けは丁寧な内容にしましょう。
- ・日時に間違えが無いか送信前に確認してから送りましょう。
社内でシステムメンテナンスを行う際のお知らせメール例文
【重要】◯◯システムメンテナンス実施のお知らせ
◯◯◯各位
お疲れ様です。
◯◯部署◯◯です。
下記の日時に◯◯システムメンテナンスを行うことが決定しましたので、お知らせします。
■日時
◯年◯月◯日（◯）◯◯：◯◯ ～ ◯◯：◯◯まで
■備考
システムメンテナンスは◯◯や◯◯が出来なくなります。
業務に支障が出ることあるかもしれませんが、何卒宜しくお願いします。
業務上の不都合が発生する場合は、事前に対応をお願いします。
メンテナンス中に何かありましたら、担当者までお問い合わせください。
問い合わせ先：◯◯部署 ◯◯ 内線：◯◯◯◯
何かとご不便をおかけしますが、ご協力とご理解のほど宜しくお願いします。
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株式会社◯◯
◯◯ ◯◯
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取引先に一斉に送るシステムメンテナンスのお知らせメール例文
システムメンテナンス実施について
取引先各位
いつもお世話になっております。
株式会社◯◯の◯◯部◯◯と申します。
平素は格別のご高配にあずかり、厚く御礼申し上げます。
弊社では◯◯年◯◯月◯◯日 ◯時◯分からシステムメンテナンスを予定しております。
セキュリティ強化やアップデート作業などを行うため、
社内のシステムメンテナンスが全て停止となるので、
メールの受信や送信、お問い合わせが出来なくなる場合があります。
メンテナンスは◯時間ほど予定しております。
※お客様側での作業はございません
ご不便、ご迷惑をお掛けしまして大変申し訳ございませんがご理解のほど、
お願い申し上げます。
メンテナンスが完了しましたら、完了のメールを改めてお送りいたします。
何か不明な点がございましたら、◯◯部◯◯までお問い合わせください。
何卒よろしくお願い申し上げます。
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株式会社◯◯
◯◯ ◯◯
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