サービス利用者へサーバーメンテナンスのお知らせメールの書き方と例文

サービス利用者へサーバーメンテナンスのお知らせメールの書き方と例文

インターネットをベースとしたサービスなどのシステムメンテナンスのお知らせを送るには、日時を知らせることが第一になります。
そのため、件名にも入れて本文で繰り返すなど、読む人の頭に残りやすいように工夫することが必要です。
また、受け取る人にとってどのような不都合が生じるか、きちんと想定したうえで詳しく記載します。
お知らせしたい要点は、箇条書きにしてまとめると分かりやすくなります。
ここでは、サービス利用者へシステムメンテナンスのお知らせメールの書き方や、実用的に使える例文もご紹介いたします。

サービス利用者へサーバーメンテナンスのお知らせメールの書き方のポイント

  • ・システムメンテナンスを行う日時と作業時間を明確に書きます。
  • ・日時は件名に入れると、メールを受け取る人の認知度が上がります。
  • ・どのようなシステムメンテナンスの内容かを記載します。
  • ・メンテナンス中にアクセスできなくなるページなどがあれば記載します。
  • ・メールを受け取る人に先に対処を促すなど、懸念することがあれば、具体的に記載しておきます。
  • ・必要な場合は、システムメンテナンスに関しての問い合わせ先も記載します。
  • ・文末では、お詫びの挨拶を述べましょう。

サービス利用者へサーバーメンテナンスのお知らせメール例文_1

サーバー停止に伴うシステムメンテナンスのお知らせ(◯/◯ AM 2:00~実施)

平素から当社の通信販売サイト「◯◯」をご利用いただきありがとうございます。

誠に勝手ながら、◯◯◯◯年◯◯月◯◯日に、決済システムのシステムメンテナンスを実施します。
メンテナンス中は当社のホームページが一時的にご利用いただけなくなり、
商品ページの閲覧やマイページへのログインができなくなります。
詳細は以下の通りですので、ご確認ください。

■日程
 ◯◯◯◯年◯月◯日

■時間
 午前◯時から◯時まで

■対応範囲
 当社の通信販売サイト「◯◯」に関わる全システム
 ※商品購入から支払い、ログイン、変更手続きができなくなります

■問い合わせ先
 株式会社◯◯
 システムメンテナンス部(https://~~~~~)

当作業に伴うお客様での作業はございません。

弊社ではお客様に安心してサービスをご利用いただけるよう、
定期的なシステムメンテナンスや機能の改善に努めて参ります。

ご利用者様にはご不便をおかけしますが、ご理解とご協力をよろしくお願い申し上げます。

──────────────────
株式会社◯◯
◯◯ ◯◯
──────────────────

サービス利用者へサーバーメンテナンスのお知らせメール例文_2

◯月◯日◯時~ システムメンテナンス実施のお知らせ

日頃より当社のサービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。

このたび、下記の日時でサーバーのシステムメンテナンスを行うことになりました。
メンテナンス中は、当社のサービスが一時的にご利用できなくなる場合がございます。

■日時
 ◯◯◯◯年◯◯月◯◯日(◯)午前◯時~◯時(約◯時間)

■メンテナンス実施項目
 ・サーバーアップデート、メンテナンス
 ・PHPのバージョンアップ
 ・SQLサーバーのセキュリティーアップデート

■影響
 ホームページの接続状況が不安定になる恐れがあります

■問い合わせ先
 弊社カスタマーサポートセンター
 https://~~~~~

当メンテナンスによるお客様での作業はございません。

弊社ではお客様に安心して利用いただけるよう、
定期的なセキュリティー強化や機能の改善に努めて参ります。

当社ホームページのご利用されている皆様におかれましては、大変ご不便をお掛けいたしますが、
ご理解とご協力のほど、よろしくお願い申し上げます。

──────────────────
株式会社◯◯
◯◯ ◯◯
──────────────────

※ご利用規約
・当サイトの例文テンプレートは例文形式となりますので、アレンジを前提にご利用いただけますが、あくまでも例文(サンプル文章)となりますので、内容をよくご確認いただき、お客様のご判断と責任におきましてご利用をお願い申し上げます。
・例文テンプレートの内容関しては、正確性、確実性を保証するものではありません。今後、予告なしに内容を変更または廃止する場合があります。
・当サイトの例文テンプレートデータをご利用いただく場合には、お客様のご判断と責任におきましてご利用をお願い申し上げます。また、例文テンプレートデータ内容を十分ご確認いただきご利用をお願いいたします。
・例文テンプレートデータに関してのトラブルは、当サイトでは一切の責任を負いかねます事ご了承願います。
・当サイトの例文テンプレートの無断転用・転載を禁止します。
・詳細に関してはこちらのご利用規約プライバシーポリシーをご覧ください。

カテゴリー
社外メール 社外メール お知らせ・ご案内

タグ
/

関連コンテンツ

発送ミスのお詫びメールの書き方と例文テンプレート

発送ミスのお詫びメールの書き方と例文テンプレート

ビジネスのシーンにおいて起こりがちなトラブルの一つとして、手違いがあります。 業務を行う上で何らかの手違いが起こってしまった時は、早急にお詫びのメールを送り謝罪の意思を示さなりません。 そのような状況 …
納期の延期をお願いされた際の断りの返信メールの書き方と例文

納期の延期をお願いされた際の断りの返信メールの書き方と例文

ビジネスを行う上では、肯定的な意見を伝えるだけではなく、断りや辞退を伝えるメールを送らなければならない時もあります。 納期の延期をお願いされたものを断る際も、この例に当てはまります。 断りのメールに限 …
新規の顧客へ営業のメールをする際の書き方と例文

新規の顧客へ営業のメールをする際の書き方と例文

新規開拓する顧客に営業メールをする際には、冒頭で自分が何者なのか書いておくとともにメールをするに至った経緯についても軽く触れておくことがポイントです。 また挨拶の後に自社のサービスに関するメリットを添 …
贈り物のお返しを送った際のメールの書き方と例文

贈り物のお返しを送った際のメールの書き方と例文

贈り物のお返しを送った際のメールでは、まず贈り物を貰ったことへのお礼を述べます。 メール本文では、仕事に関する内容を多く付け加えると相手に伝わりづらくなるので、贈り物のお返しを送った旨を簡潔に書くと良 …
品切れ・在庫切れのお詫びメールの書き方と例文

品切れ・在庫切れのお詫びメールの書き方と例文

品切れ・在庫切れのメールは先方に迷惑をかけたことをお詫びするとともに、品切れになってしまった原因や現在の在庫状況も記載すると受信側からの理解を得られやすいでしょう。 先方からの注文を断るわけですから、 …
アルバイトの採用通知メールの書き方と例文

アルバイトの採用通知メールの書き方と例文

アルバイトの採用通知メールを書くときには、件名に採用通知のメールであることを記載します。 採用に至った経緯を簡単に記載して、応募者の名前と、面接に来てくれたことに対するお礼を述べ、今後の流れや手続きに …

タグ