サービス利用者へサーバーメンテナンスのお知らせメールの書き方と例文

サービス利用者へサーバーメンテナンスのお知らせメールの書き方と例文

インターネットをベースとしたサービスなどのシステムメンテナンスのお知らせを送るには、日時を知らせることが第一になります。
そのため、件名にも入れて本文で繰り返すなど、読む人の頭に残りやすいように工夫することが必要です。
また、受け取る人にとってどのような不都合が生じるか、きちんと想定したうえで詳しく記載します。
お知らせしたい要点は、箇条書きにしてまとめると分かりやすくなります。
ここでは、サービス利用者へシステムメンテナンスのお知らせメールの書き方や、実用的に使える例文もご紹介いたします。

サービス利用者へサーバーメンテナンスのお知らせメールの書き方のポイント

  • ・システムメンテナンスを行う日時と作業時間を明確に書きます。
  • ・日時は件名に入れると、メールを受け取る人の認知度が上がります。
  • ・どのようなシステムメンテナンスの内容かを記載します。
  • ・メンテナンス中にアクセスできなくなるページなどがあれば記載します。
  • ・メールを受け取る人に先に対処を促すなど、懸念することがあれば、具体的に記載しておきます。
  • ・必要な場合は、システムメンテナンスに関しての問い合わせ先も記載します。
  • ・文末では、お詫びの挨拶を述べましょう。

サービス利用者へサーバーメンテナンスのお知らせメール例文_1

サーバー停止に伴うシステムメンテナンスのお知らせ(◯/◯ AM 2:00~実施)

平素から当社の通信販売サイト「◯◯」をご利用いただきありがとうございます。

誠に勝手ながら、◯◯◯◯年◯◯月◯◯日に、決済システムのシステムメンテナンスを実施します。
メンテナンス中は当社のホームページが一時的にご利用いただけなくなり、
商品ページの閲覧やマイページへのログインができなくなります。
詳細は以下の通りですので、ご確認ください。

■日程
 ◯◯◯◯年◯月◯日

■時間
 午前◯時から◯時まで

■対応範囲
 当社の通信販売サイト「◯◯」に関わる全システム
 ※商品購入から支払い、ログイン、変更手続きができなくなります

■問い合わせ先
 株式会社◯◯
 システムメンテナンス部(https://~~~~~)

当作業に伴うお客様での作業はございません。

弊社ではお客様に安心してサービスをご利用いただけるよう、
定期的なシステムメンテナンスや機能の改善に努めて参ります。

ご利用者様にはご不便をおかけしますが、ご理解とご協力をよろしくお願い申し上げます。

──────────────────
株式会社◯◯
◯◯ ◯◯
──────────────────

サービス利用者へサーバーメンテナンスのお知らせメール例文_2

◯月◯日◯時~ システムメンテナンス実施のお知らせ

日頃より当社のサービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。

このたび、下記の日時でサーバーのシステムメンテナンスを行うことになりました。
メンテナンス中は、当社のサービスが一時的にご利用できなくなる場合がございます。

■日時
 ◯◯◯◯年◯◯月◯◯日(◯)午前◯時~◯時(約◯時間)

■メンテナンス実施項目
 ・サーバーアップデート、メンテナンス
 ・PHPのバージョンアップ
 ・SQLサーバーのセキュリティーアップデート

■影響
 ホームページの接続状況が不安定になる恐れがあります

■問い合わせ先
 弊社カスタマーサポートセンター
 https://~~~~~

当メンテナンスによるお客様での作業はございません。

弊社ではお客様に安心して利用いただけるよう、
定期的なセキュリティー強化や機能の改善に努めて参ります。

当社ホームページのご利用されている皆様におかれましては、大変ご不便をお掛けいたしますが、
ご理解とご協力のほど、よろしくお願い申し上げます。

──────────────────
株式会社◯◯
◯◯ ◯◯
──────────────────

※ご利用規約
・当サイトの例文テンプレートは例文形式となりますので、アレンジを前提にご利用いただけますが、あくまでも例文(サンプル文章)となりますので、内容をよくご確認いただき、お客様のご判断と責任におきましてご利用をお願い申し上げます。
・例文テンプレートの内容関しては、正確性、確実性を保証するものではありません。今後、予告なしに内容を変更または廃止する場合があります。
・当サイトの例文テンプレートデータをご利用いただく場合には、お客様のご判断と責任におきましてご利用をお願い申し上げます。また、例文テンプレートデータ内容を十分ご確認いただきご利用をお願いいたします。
・例文テンプレートデータに関してのトラブルは、当サイトでは一切の責任を負いかねます事ご了承願います。
・当サイトの例文テンプレートの無断転用・転載を禁止します。
・詳細に関してはこちらのご利用規約プライバシーポリシーをご覧ください。

カテゴリー
社外メール 社外メール お知らせ・ご案内

タグ
/

関連コンテンツ

取引先や顧客への転勤の挨拶メールの書き方と例文テンプレート

取引先や顧客への転勤の挨拶メールの書き方と例文テンプレート

ビジネスメールのなかでも取引先や顧客(クライアント)への転勤の挨拶メールは、社交的な意味合いが強いといわれています。 そして人事発令の事実と転勤先の情報を関係者に知らせることが第一の目的となります。 …
打ち合わせ・商談の遅刻連絡メールの書き方と例文

打ち合わせ・商談の遅刻連絡メールの書き方と例文

ビジネスにおいて、基本的に遅刻は言語道断です。 万が一のトラブルに備えて、余裕をもったスケジューリングをするべきですが、仕事が立て込んでいるとそうもいきません。 また、前の予定が長引いたり、公共交通機 …
他社へ緊急の仕事依頼のメールの書き方と例文

他社へ緊急の仕事依頼のメールの書き方と例文

他社へ緊急の仕事を依頼するときは、緊急性をしっかりと伝えることが重要です。 なぜその仕事が必要なのか、どのくらい急いでいるのかということを明確に示しましょう。 ただし、緊急であればあるほど相手方の負担 …
商品違いによる交換依頼のメールの書き方と例文

商品違いによる交換依頼(返品)のメールの書き方と例文

到着した商品が注文品と異なっていた場合の交換依頼のメールは、商品が異なっているとわかり次第、速やかに送りましょう。 商品が異なることや交換したいこと、手続きの具体的な方法を知りたいことなど、自分が何を …
他社との親睦会のお礼メールの書き方と例文

他社との親睦会のお礼メールの書き方と例文

せっかく他社との親睦会に招待されたのですから、その機会を大切に、これからも深いお付き合いをしていきたいものですね。 そのためには、お礼のメールは必ず送付します。 今後その方とスムーズな人間関係を形成し …
イベントを欠席する際のお詫びメールの書き方と例文

イベントを欠席する際のお詫びメールの書き方と例文

やむを得ない事情などでイベントを欠席しなければならなくなった場合には、お詫びの気持ちを真摯に記したメールを送るようにしましょう。 メールには単にお詫びだけを記載するのではなく、なぜ欠席せざるを得なくな …

タグ