インターネットをベースとしたサービスなどのシステムメンテナンスのお知らせを送るには、日時を知らせることが第一になります。
そのため、件名にも入れて本文で繰り返すなど、読む人の頭に残りやすいように工夫することが必要です。
また、受け取る人にとってどのような不都合が生じるか、きちんと想定したうえで詳しく記載します。
お知らせしたい要点は、箇条書きにしてまとめると分かりやすくなります。
ここでは、サービス利用者へシステムメンテナンスのお知らせメールの書き方や、実用的に使える例文もご紹介いたします。
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サービス利用者へサーバーメンテナンスのお知らせメールの書き方のポイント
- ・システムメンテナンスを行う日時と作業時間を明確に書きます。
- ・日時は件名に入れると、メールを受け取る人の認知度が上がります。
- ・どのようなシステムメンテナンスの内容かを記載します。
- ・メンテナンス中にアクセスできなくなるページなどがあれば記載します。
- ・メールを受け取る人に先に対処を促すなど、懸念することがあれば、具体的に記載しておきます。
- ・必要な場合は、システムメンテナンスに関しての問い合わせ先も記載します。
- ・文末では、お詫びの挨拶を述べましょう。
サービス利用者へサーバーメンテナンスのお知らせメール例文_1
サーバー停止に伴うシステムメンテナンスのお知らせ（◯/◯ AM 2：00～実施）
平素から当社の通信販売サイト「◯◯」をご利用いただきありがとうございます。
誠に勝手ながら、◯◯◯◯年◯◯月◯◯日に、決済システムのシステムメンテナンスを実施します。
メンテナンス中は当社のホームページが一時的にご利用いただけなくなり、
商品ページの閲覧やマイページへのログインができなくなります。
詳細は以下の通りですので、ご確認ください。
■日程
◯◯◯◯年◯月◯日
■時間
午前◯時から◯時まで
■対応範囲
当社の通信販売サイト「◯◯」に関わる全システム
※商品購入から支払い、ログイン、変更手続きができなくなります
■問い合わせ先
株式会社◯◯
システムメンテナンス部（https://～～～～～）
当作業に伴うお客様での作業はございません。
弊社ではお客様に安心してサービスをご利用いただけるよう、
定期的なシステムメンテナンスや機能の改善に努めて参ります。
ご利用者様にはご不便をおかけしますが、ご理解とご協力をよろしくお願い申し上げます。
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株式会社◯◯
◯◯ ◯◯
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サービス利用者へサーバーメンテナンスのお知らせメール例文_2
◯月◯日◯時～ システムメンテナンス実施のお知らせ
日頃より当社のサービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。
このたび、下記の日時でサーバーのシステムメンテナンスを行うことになりました。
メンテナンス中は、当社のサービスが一時的にご利用できなくなる場合がございます。
■日時
◯◯◯◯年◯◯月◯◯日（◯）午前◯時～◯時（約◯時間）
■メンテナンス実施項目
・サーバーアップデート、メンテナンス
・PHPのバージョンアップ
・SQLサーバーのセキュリティーアップデート
■影響
ホームページの接続状況が不安定になる恐れがあります
■問い合わせ先
弊社カスタマーサポートセンター
https://～～～～～
当メンテナンスによるお客様での作業はございません。
弊社ではお客様に安心して利用いただけるよう、
定期的なセキュリティー強化や機能の改善に努めて参ります。
当社ホームページのご利用されている皆様におかれましては、大変ご不便をお掛けいたしますが、
ご理解とご協力のほど、よろしくお願い申し上げます。
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株式会社◯◯
◯◯ ◯◯
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