取引先や顧客へ夏季休業のお知らせメールの書き方と例文テンプレート

取引先や顧客へ夏季休業のお知らせメールの書き方と例文テンプレート

取引先や顧客(クライアント)への夏季休業の案内メールは、夏季休業の期間を明確に記載します。
部署や担当者によって日程が違う場合には、わかりやすく各部署や担当者の日程を記載しましょう。
また、必要に応じて緊急連絡先や臨時担当者も記載します。記載内容は簡潔に箇条書きにします。
業務に支障が出ないように、早めに案内することが大切です。
部署別、担当者別に休業期間が異なる場合は一目でわかるように一覧表にして記載するとわかりやすいでしょう。
緊急連絡先は必要であれば記載し、必要がない場合には記載しなくてもよいでしょう。

夏季休業案内メールの書き方のポイント

  • ・顧客や取引先への案内文では、まずは簡単な日頃の業務に関する感謝の言葉(挨拶文)を添えます。主題は夏季休業の案内なので長くならないようにしましょう。
  • ・顧客、または取引先を問わず「弊社」とします。
  • ・一番先に日程を記載します。部署別、担当者別に異なる場合には一覧表にするとわかりやすいです。
  • ・必要に応じて緊急連絡先、または代替担当者などが決まっている場合にはその旨も記載します。

夏季休業のお知らせメール例文_1

件名:夏季休業のお知らせ

○○株式会社
○○ 様

平素は格別のお引き立てをいただきありがとうございます。
○○株式会社○○部の○○です。

弊社では下記の期間を夏季休業期間とさせていただきます。

○月○○日(月) ~ ○月○○日(日)

期間中のお問い合わせなどは、○月○○日(日)より順次対応させていただきます。
緊急なご用がある場合は、下記の弊社緊急サポートダイヤルまでご連絡をお願いいたします。

サポートダイヤル △△△-△△-△△△△

夏季休業期間中はご不便をおかけいたしますが、ご了承をいただきますようお願いいたします。

──────────────────
○○株式会社
○○○○ 署名欄
──────────────────

夏季休業のお知らせメール例文_2

件名:夏季休業に関するご案内

○○株式会社
○○ 様

平素は格別のお引き立てをいただきありがとうございます。
○○株式会社○○部の○○です。

誠に勝手ながら、弊社の各部署では下記の期間を夏季休業期間とさせていただきます。

■○○部
 ○月○○日(月) ~ ○月○○日(日)

■□□部
 ○月○○日(月) ~ ○月○○日(日)

■○○配送センター
 ○月○○日(月) ~ ○月○○日(日)

期間中にお問い合わせいただきました件に関しては、各部署の休業明けより
順次対応させていただきますので、よろしくお願いいたします。

お客様にはご不便をおかけして大変申し訳ございませんが、
何卒よろしくお願い申し上げます。

──────────────────
○○株式会社
○○○○ 署名欄
──────────────────

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