イベント開催中止をお知らせするメールの書き方と例文

イベント開催中止をお知らせするメールの書き方と例文

イベントが中止となった場合には参加を予定していた方にできるだけ速やかに連絡します。
文面は開催中止の理由が簡潔に伝わるよう心がけましょう。
返金などの手続きがある場合には、手続き方法や手数料などの内容についても忘れずに記載することが大切です。
スムーズな対応ができるよう、文末には担当者の氏名や連絡先などを記載しておくようにします。
ここでは、イベント開催中止をお知らせするメールの書き方や、実用的に使える例文もご紹介いたします。

イベント開催中止をお知らせするメールの書き方のポイント

  • ・メールの冒頭には先方に分かりやすいように件名から記載するようにします。
  • ・誰宛に対するメールなのかすぐに分かるよう、先方の部署や氏名を分かりやすく記載しておきます。
  • ・要件を簡潔に説明しつつ約束の内容についての確認を行いましょう。
  • ・予定日、場所、時間に合わせて参加者の人数と氏名も記載しておきます。
  • ・先方に配慮した一文を添えてスムーズな手続きが取れるよう自身の連絡先を記載しておきます。
  • ・最後に簡潔な挨拶を添えておくことも大切です。

返金がある場合のイベント開催中止をお知らせするメール例文

【重要】◯◯(イベント名)開催中止についてのご案内

株式会社◯◯◯◯
◯◯部 ◯◯ 様

いつもお世話になっております。
株式会社◯◯の◯◯でございます。

昨今の社会情勢の◯◯◯◯◯により、◯◯月◯◯日(◯曜日)に予定しておりました
◯◯(イベント名)の開催を中止させていただくことになりました。

急なご連絡で大変恐縮ではございますが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。

なお、すでにご入金いただいたイベント代金につきましては
ご指定の口座を通じて返金いたします。
※振込手数料は弊社で負担いたします。

大変お手数ではございますが、お申し込み内容をご確認の上、
以下の「返金の指定口座」欄をご入力の上、そのままご返信ください。

—————————-
●申込内容
—————————-
【イベント名】◯◯◯◯
【日時】◯◯年◯◯月◯◯日(◯)◯◯時~◯◯時
【参加人数】◯名
【イベント料金】◯◯◯◯円(税込)

———————————–
■返金の指定口座
———————————–
金融機関名:◯◯◯◯
支店名:◯◯◯◯
口座種目:◯◯◯◯(普通 または 当座)
口座番号:◯◯◯◯
口座名義:◯◯◯◯

※お申込者様名義の口座へのご返金となります

ご不明な点やご質問がございましたら、お気軽にご連絡ください。
以上、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。

──────────────────
株式会社◯◯
◯◯ ◯◯
──────────────────

返金が無い場合のイベント開催中止をお知らせするメール例文

[重要]◯◯◯◯に伴うイベント開催中止のお知らせ

株式会社◯◯◯◯
◯◯部 ◯◯ 様

いつもお世話になっております。
株式会社◯◯の◯◯でございます。

平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。
◯◯月◯◯日(〇曜日) ◯◯時に予定していました下記「◯◯◯◯」のイベント開催は
◯◯◯◯などの影響を考慮して中止することといたしました。

【イベント名】◯◯◯◯
【日時】◯◯年◯◯月◯◯日(◯)◯◯時~◯◯時

突然の予定変更となってしまい大変申し訳ございません。
何とぞご了解ご了承のほどよろしくお願い申し上げます。

──────────────────
株式会社◯◯
◯◯ ◯◯
──────────────────

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