クライアントからの質問に回答するメールの書き方と例文

クライアントからの質問に回答するメールの書き方と例文

クライアントから質問をいただいたときは、相手の立場になって迅速かつ丁寧に返信をするようにしましょう。
わざわざ問い合わせをしてくれたことへの感謝も伝えて、的確に質問に答えるようにします。
今すぐに回答することが難しいときには、回答することが出来ない旨を伝えておくと親切でしょう。
返信が遅くなったときには、なぜ遅くなってしまったのかを伝えることも大切です。
ここでは、クライアントからの質問に回答するメールの書き方や、実用的に使える例文もご紹介いたします。

クライアントからの質問に回答するメールの書き方のポイント

  • ・なるべく早く返事をして、回答をするようにします。
  • ・分からないときでも回答に時間がかかる旨を伝え、回答出来る状態になったら答えるようにします。
  • ・回答は簡潔にして、解決策を提示することが重要です。
  • ・質問の中にあるネガティブな意見はきちんと受け入れて、率直な意見を言ってくれたことに感謝します。
  • ・万が一相手の誤解だった場合はクライアントを責めたりせずに、優しく修正するような内容にすることも肝心です。

商品の操作方法などを説明するメール例文

お問い合わせいただいた内容への回答

◯◯◯◯株式会社
◯◯部 ◯◯ 様

いつもお世話になっております。
株式会社◯◯、カスタマーサポートの◯◯でございます。

この度はご質問いただきまして、誠にありがとうございます。
お問い合わせいただいていた商品「◯◯◯◯◯」についての回答を申し上げます。

◯◯◯◯◯という商品はコンセントからの電源で動かせるだけでなく、電池を利用すればコンセントに差さなくても使うことが出来る仕様となっております。
その際には単三の電池を4本ご用意いただければと思います。
また下の部分にあるスイッチで安全装置を解除してからご利用下さい。

なお、不具合が出てきてしまった場合は、現在保証期間内ですので、再度ご連絡いただければ対応させていただきます。
お手数をお掛けして申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。

──────────────────
株式会社◯◯
◯◯ ◯◯
──────────────────

原因がわからないので回答を一旦保留にする場合のメール例文

◯◯◯◯に関してのご質問について

◯◯◯◯株式会社
◯◯ 様

平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
株式会社◯◯、カスタマーサービスの◯◯と申します。

この度は弊社の◯◯◯◯という商品の不備によって、ご迷惑をお掛けしておりまして大変申し訳ございません。
質問をいただいていた内容のトラブルにつきましては、原因究明が終了しておりません。
どのような段階で不具合が起きたのか徹底的に調査中なので、今しばらくお待ちいただければと思います。
原因が分かり次第、すぐに連絡差し上げます。

商品に関しましては新しいものと交換させていただきますので、ご安心下さい。
原因が判明次第、社内で改善をしていきたいと思っております。

この度は大変申し訳ございませんでした。
取り急ぎ連絡とさせていただきます。

今後このようなことがないよう努力して参ります。
よろしくお願い申し上げます。

──────────────────
株式会社◯◯
◯◯ ◯◯
──────────────────

※ご利用規約
・当サイトの例文テンプレートは例文形式となりますので、アレンジを前提にご利用いただけますが、あくまでも例文(サンプル文章)となりますので、内容をよくご確認いただき、お客様のご判断と責任におきましてご利用をお願い申し上げます。
・例文テンプレートの内容関しては、正確性、確実性を保証するものではありません。今後、予告なしに内容を変更または廃止する場合があります。
・当サイトの例文テンプレートデータをご利用いただく場合には、お客様のご判断と責任におきましてご利用をお願い申し上げます。また、例文テンプレートデータ内容を十分ご確認いただきご利用をお願いいたします。
・例文テンプレートデータに関してのトラブルは、当サイトでは一切の責任を負いかねます事ご了承願います。
・当サイトの例文テンプレートの無断転用・転載を禁止します。
・詳細に関してはこちらのご利用規約プライバシーポリシーをご覧ください。

カテゴリー
社外メール 社外メール 回答 社外メール 謝罪・お詫び

タグ
/ / / /

関連コンテンツ

取引先へ新年の挨拶メールの書き方と例文

取引先へ新年の挨拶メールの書き方と例文

新年の挨拶メールを出す時には、内容はできるだけ簡潔に、わかりやすいものにすることが大切です。 メールを送るタイミングは、仕事初めの最初の1週間の間に届くようにするといいでしょう。 更に、本来なら直接会 …
会社説明会の案内メールの書き方と例文

会社説明会の案内メールの書き方と例文

会社説明会の案内メールで最も大切なことは、説明会の日時や場所など必要な情報を正しく相手に伝えることです。 本文中で必要に応じて箇条書きを使うなど、読みやすくなるよう工夫しながら、わかりやすさを第一に作 …
お問い合わせをした返信の催促のメールの書き方と例文

お問い合わせをした返信の催促のメールの書き方と例文

お問い合わせをしても返信が返ってこないときには、いつどんな内容で問い合わせをしたのかをまずは端的に伝えるのが基本です。 催促している理由や回答をして欲しい期限を連絡して、具体的なアクションを要求します …
見積りのお願いをする際のメールの書き方と例文

見積りのお願いをする際のメールの書き方と例文

見積りは、これから購入しようと思っているものに対してお願いするものなので、予算やどのようにしてほしいかなど、こちらの希望や条件を相手が理解しやすいように、わかりやすく提示することが大切です。 もしも内 …
問い合わせに返信が来ない際の催促メールの書き方と例文

問い合わせに返信が来ない際の催促メールの書き方と例文

問い合わせに返信が来なかった時に書く催促メールを作成する際は、いくつかのポイントに気を付ける必要があります。 何日までに返事が必要なのか明記したり、問い合わせの内容が何に必要なのかを書いたりするように …
飲食店への取材のお願いメールの書き方と例文

飲食店への取材のお願いメールの書き方と例文

飲食店への取材のお願いメールをする場合、どうして取材をしたいのか、取材した内容をどうするのかという理由をしっかりと記すようにしましょう。 また、取材の日程や時間などの詳細についても明記するようにしまし …

タグ