クライアントからの質問に回答するメールの書き方と例文

クライアントから質問をいただいたときは、相手の立場になって迅速かつ丁寧に返信をするようにしましょう。
わざわざ問い合わせをしてくれたことへの感謝も伝えて、的確に質問に答えるようにします。
今すぐに回答することが難しいときには、回答することが出来ない旨を伝えておくと親切でしょう。
返信が遅くなったときには、なぜ遅くなってしまったのかを伝えることも大切です。
ここでは、クライアントからの質問に回答するメールの書き方や、実用的に使える例文もご紹介いたします。

クライアントからの質問に回答するメールの書き方のポイント

• ・なるべく早く返事をして、回答をするようにします。
• ・分からないときでも回答に時間がかかる旨を伝え、回答出来る状態になったら答えるようにします。
• ・回答は簡潔にして、解決策を提示することが重要です。
• ・質問の中にあるネガティブな意見はきちんと受け入れて、率直な意見を言ってくれたことに感謝します。
• ・万が一相手の誤解だった場合はクライアントを責めたりせずに、優しく修正するような内容にすることも肝心です。

商品の操作方法などを説明するメール例文

お問い合わせいただいた内容への回答

◯◯◯◯株式会社
◯◯部　◯◯　様

いつもお世話になっております。
株式会社◯◯、カスタマーサポートの◯◯でございます。

この度はご質問いただきまして、誠にありがとうございます。
お問い合わせいただいていた商品「◯◯◯◯◯」についての回答を申し上げます。

◯◯◯◯◯という商品はコンセントからの電源で動かせるだけでなく、電池を利用すればコンセントに差さなくても使うことが出来る仕様となっております。
その際には単三の電池を4本ご用意いただければと思います。
また下の部分にあるスイッチで安全装置を解除してからご利用下さい。

なお、不具合が出てきてしまった場合は、現在保証期間内ですので、再度ご連絡いただければ対応させていただきます。
お手数をお掛けして申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。

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株式会社◯◯
◯◯　◯◯
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原因がわからないので回答を一旦保留にする場合のメール例文

◯◯◯◯に関してのご質問について

◯◯◯◯株式会社
◯◯　様

平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
株式会社◯◯、カスタマーサービスの◯◯と申します。

この度は弊社の◯◯◯◯という商品の不備によって、ご迷惑をお掛けしておりまして大変申し訳ございません。
質問をいただいていた内容のトラブルにつきましては、原因究明が終了しておりません。
どのような段階で不具合が起きたのか徹底的に調査中なので、今しばらくお待ちいただければと思います。
原因が分かり次第、すぐに連絡差し上げます。

商品に関しましては新しいものと交換させていただきますので、ご安心下さい。
原因が判明次第、社内で改善をしていきたいと思っております。

この度は大変申し訳ございませんでした。
取り急ぎ連絡とさせていただきます。

今後このようなことがないよう努力して参ります。
よろしくお願い申し上げます。

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株式会社◯◯
◯◯　◯◯
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