自社の商品を購入してもらった顧客からの質問にメールで回答する場合には、最初に丁寧にお礼を述べたうえで、相手に嫌な思いをさせないように丁寧に答える必要があります。
なかには、クレームのような質問が届く場合もありますが、そういったケースであっても感情的にならずに冷静かつ丁寧に回答するようにしましょう。
ここでは、商品購入者からの質問に回答するメールの書き方や、実用的に使える例文もご紹介いたします。
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商品購入者からの質問に回答するメールの書き方のポイント
- ・はじめに商品を購入してもらったことに対するお礼の気持ちを述べるようにしましょう。
- ・送られてきた質問にはなるべく丁寧に答えるようにしなければなりません。
- ・調査などが必要ですぐに回答できない場合は、後日連絡する旨を伝えましょう。
- ・専門用語のように一般人が分からない言葉はなるべく使わないようにします。
- ・クレームのような質問であっても、冷静かつ丁寧に答えるという点は変わりません。
商品購入者からの質問に回答するメール例文_1
お問い合わせの件について
◯◯ 様
この度は当社の商品をお買い上げいただき、誠にありがとうございます。
株式会社◯◯、カスタマーサポートの◯◯と申します。
お問い合わせいただいた商品の操作方法ですが、～～～操作手順を説明 ～～～となります。
こちらは同封されているマニュアルの◯◯ページ目に説明がございますので、詳しくはそちらをご参照いただきますようお願い申し上げます。
マニュアルの該当箇所が分かりにくく申し訳ございません。
より分かりやすい内容にできるよう、改善に努めて参りたいと存じます。
今後とも当社の商品をご愛好いただければ幸いです。
宜しくお願い申し上げます。
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株式会社◯◯
カスタマーサポート ◯◯
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商品購入者からの質問に回答するメール例文_2
ご質問いただきました「◯◯◯◯」の件
◯◯ 様
いつも当社商品をご利用いただき、ありがとうございます。
株式会社◯◯、カスタマーサポートの◯◯と申します。
ご不便をお掛けしておりまして大変申し訳ございません。
さてこの度、当社商品「◯◯◯◯」の不備についてですが、確認したところご指摘の点は不備ではなく商品本来の仕様に基づくものです。
商品の安全性を高めるためにあえてそのような構造にしているものですので、事情をご賢察のうえ、何卒ご理解を賜れればと存じます。
宜しくお願い申し上げます。
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株式会社◯◯
カスタマーサポート ◯◯
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