書類の提出を催促する目的でメールを送るときに重要なのは「いつまでにどんな形で提出する必要があるのか」を明確に示すことです。
それに加えて当たり障りがないように文面を整えることも必須ですが、まだ期日前なのか期日を過ぎているのかによっても表現を変える必要があります。
また、行き違いがあったときのためのことわりの文句も入れておくのが重要です。
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書類の提出催促メールを書く際のポイント
- ・どのような書類についての提出を求めているのかを明確にします。
- ・書類の提出先や期日、提出方法について箇条書きで一目でわかるように示します。
- ・専用のフォーマットなどが必要な場合にはファイルを添付します。
- ・郵送などでの提出の場合には行き違いがある可能性を考慮して謝る一言を付け加えると当たり障りがありません。
書類の提出催促メールの例文_1
件名：〇〇申請の書類提出について
〇〇〇〇株式会社
〇〇部 〇〇 様
いつもお世話になっております。
〇〇〇〇株式会社の山田です。
先日、〇〇の申請予定とのことでご連絡をいただきました〇〇ですが、
書類のご用意の状況はいかがでしょうか。
提出時期が近づいておりますので前もってご連絡を申し上げます。
提出締切：〇〇〇〇年〇〇月〇〇日（月）
提出方法：郵送
提出先 ：〇〇県〇〇市〇〇×-× 〇〇ビル 2F 〇〇 宛
なお、申請に必要なフォーマットと記入例について添付いたしましたのでご確認下さい。
■添付ファイル
———————-
xxxxx.pdf
———————-
もし行き違いでご提出をいただいていたら申し訳ございません。
どうぞよろしくお願い申し上げます。
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〇〇株式会社
〇〇 〇〇
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書類の提出催促メールの例文_2
件名：〇〇の書類送付のお願い
〇〇〇〇株式会社
〇〇部 〇〇 様
いつもお世話になっております。
〇〇〇〇株式会社の山田です。
表題の件ですが、◯日に〇〇の書類の送付のお願いをしたのですが、
本日現在まだ書類到着の確認できていませんので連絡いたしました。
お忙しいところ恐縮ですが、ご確認いただきまして
ご返信いただけますと幸いです。
本メールと行き違いでご提出されてましたら申し訳ございません。
お手数をお掛けしますが、よろしくお願い申し上げます。
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〇〇株式会社
〇〇 〇〇
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