こちらの都合で日程変更をお願いする際は、必ず謝罪の言葉を添えてメールを送りましょう。
そして必ず、代わりの候補日を複数提案してください。
候補の中に希望日がない場合に備えて、相手に候補日を出してもらえるかも併せて聞いておきましょう。
スケジュールの調整は、なるべく少ないやり取りで済ませられるように、メールの文章を工夫してくださいね。
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日時変更のメールの書き方のポイント
- ・相手がメールを見逃すことがないように、タイトルに「日程変更」「日時変更」などの文言を入れましょう。
- ・日程変更の簡単な理由を相手に伝えましょう。変更理由を伝えないと相手に悪い印象を与えてしまいます。
- ・次の予定は、複数の候補日を提示しましょう。新しい予定はなるべく相手の予定に合わせ、誠意を見せましょう。
日時変更のお願いメールの例文_1
件名：【日程変更】ミーティングの日程変更のお願い
〇〇〇〇株式会社
〇〇部 〇〇 様
いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇の山田 太郎です。
大変恐縮ではございますが、
ミーティング日程の変更をお願いしたくご連絡させていただきました。
〇月〇日に予定しておりましたミーティングですが、
急な出張が入りお伺いすることが困難になってしまいました。
お忙しい中申し訳ございませんが、
以下のいずれかの日時で再度ご調整頂けますでしょうか。
・〇月〇日(〇) 〇時～
・〇月〇日(〇) 〇時～
・〇月〇日(〇) 〇時～
上記の日程でご都合が合わない場合は、
恐れ入りますが、別の候補日をご教示頂けますと幸いでございます。
こちらの勝手なお願いで大変申し訳ございませんが、
ご検討の程、何卒よろしくお願い申し上げます。
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〇〇株式会社
〇〇 〇〇
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日時変更のお願いメールの例文_2
件名：【日程変更のお願い】〇月〇日のミーティングの件
〇〇〇〇株式会社
〇〇部 〇〇 様
いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇の山田 太郎です。
〇月〇日にお伺いする予定でおりましたミーティングですが、
緊急を要する用件が発生してしまったため、大変申し訳ないのですが
日程の変更をお願いできますでしょうか。
日程変更が可能な場合、代替えの候補日程をいくつか教えていただけますと幸いです。
勝手なお願いで誠に申し訳ございませんが、
ご検討の程、よろしくお願い申し上げます。
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〇〇株式会社
〇〇 〇〇
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