請求書は郵送やFAXだけでなく、メール添付で送る機会も多くなってきました。
添付して送る際のメールの書き方と例文をご紹介していきます。
しかし取引先によっては郵送で希望する場合もありますので、メールで請求書を送っても良いか事前に確認しておくことが無難かと思います。
請求書を送る際のメールの内容としては、請求書の基本的な情報や伝えたい内容などをまとめて相手の目に留まりやすいような書き方を心掛けるようにしましょう。
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請求書添付時のメールの書き方のポイント
- ・ExcelやWordで作成する会社が多いと思いますが、取引先に送る際はPDF形式で送りましょう。間違えても、取引先が編集可能なファイルで送らないように注意しましょう。
- ・一日に何十件、何百件とメールで取引している会社もあるので、件名は他のメールに埋もれないようにも、「請求書の送付」など一目見て分かる書き方が好ましいです。
- ・振込依頼の挨拶文は何についての請求書か、支払期日はいつまでかなど、分かりやすく書きましょう。
- ・添付書類に記載されてはいますが、「請求番号」「請求金額」「支払期日」などは、ビジネスマナーとしてメール文にも記載することが望ましいです。
請求書添付時のメール例文_1
件名：〇〇のご請求の件
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇 様
平素より大変お世話になっております。
〇〇会社の〇〇と申します。
〇〇についての請求書を添付ファイルにてご送付させていただきます。
請求書ご確認の上、〇月〇日までに記載の振込先にお振込みいただきますようお願い申し上げます。
———————————
・請求番号
〇〇-〇〇-〇〇
・請求金額
〇〇〇〇円
・支払期日
〇〇年〇〇月〇〇日
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ご不明点やご質問等ございましたら、お気軽にお尋ねくださいませ。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
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○○株式会社
〇〇 〇〇
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請求書添付時のメール例文_2
件名：【商品名や請求ID】ご請求の件
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇 様
いつも大変お世話になっております。
〇〇会社経理部の〇〇です。
表題の件に関して連絡申し上げます。
請求書を添付させていただきましたので、
ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
●添付ファイル
—————————-
・請求書（xxx-xxxxx).pdf
—————————-
お振込みが完了しましたら、お手数ではございますが
ご連絡いただけますと幸いです。
今後ともよろしくお願い申し上げます。
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○○株式会社
〇〇 〇〇
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