システム障害発生によるお詫びメールでは、「いつ・どこで・何が起きたのか」を伝え、お客様に障害発生状況を理解してもらう事が重要です。
またシステム障害が復旧した場合は、通常通りサービスを利用できる事をお知らせすることでお客様に安心感を与える事ができます。
システム障害が発生した中でお客様をフォローするためにも、このようにメール内容を具体的かつ適切に書くようにします。
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システム障害によるお詫びメールの書き方のポイント
- ・すぐにお客様がご利用のサービスの状況が分かるように、出来るだけ具体的な内容で明確に伝えます。
- ・システムが復旧した場合はその旨を明記し、お客様にサービスを利用できる事を伝えてください。
- ・個人情報を扱っているサイトの場合は、個人情報が流出していない旨を記載する事でお客様の不安を解消することができるでしょう。
- ・お客様が知りたい情報が一目でわかるように、改めて箇条書きで「障害発生日時、サービス影響、復旧状況、原因」を記載してもよいです。
- ・お客様が他にご不明な点があってもお問合せができるように、末尾に会社の連絡先を記載しましょう。
システム障害によるお詫びメールの例文_1
件名：システム障害によるお詫び
○○ 様
いつも○○をご利用いただき、誠にありがとうございます。
株式会社〇〇カスタマーサポートの〇〇と申します。
○○○○年○○月○○日 ○○:○○に発生したシステム障害のため、
○○のサービスをご利用いただけない状況が発生いたしました。
ご迷惑をおかけしまして、誠に申し訳ございません。
なお、現在は復旧しており、サービスを通常通りご利用いただける状態です。
また当障害におけるお客様の個人情報の流出は発生しておりません。
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1.障害発生日時
○○○○年○○月○○日 ○○:○○ ～ ○○○○年○○月○○日 ○○:○○
2.サービス・影響
例）一時的に○○のサービスをご利用いただけない状態が発生いたしました。
3.復旧状況
現在は復旧しており、通常通り○○のサービスをご利用いただける状態でございます。
また当障害におけるお客様の個人情報の流出は発生しておりません。
4.原因
例）アクセス集中に伴い、サーバーの負荷が増大したため。
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今後、同様の事象が発生いたしません様、再発防止に努めてまいります。
重ねてではございますが、皆様にご不便・ご迷惑をおかけしたことを、心より深くお詫び申し上げます。
引き続き、○○をどうぞよろしくお願いいたします。
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○○株式会社
カスタマーサポート ○○
tel:xxxxxxxx
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システム障害によるお詫びメールの例文_2
件名：サーバー停止を伴うシステム障害に関して
○○ 様
平素は当サービスをご利用いただきまして、誠にありがとうございます。
株式会社〇〇カスタマーサポートの〇〇と申します。
昨日の○○月○○日 ○○:○○にデータベースサーバーに
障害が発生し〇〇分程度のサーバー停止に伴うシステム障害が発生いたしました。
現在は復旧しておりますが、一時的にサイトにアクセスできない等の状況が
発生しており、ご不便、ご迷惑をおかけして大変申し訳ございませんでした。
今後は再発防止に努めていくとともに、定期的なチェックやメンテナンスなど
より一層強化していく所存でございます。
ご不明な点がございましたらご連絡くださいませ。
今後ともよろしくお願いいたします。
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○○株式会社
カスタマーサポート ○○
tel:xxxxxxxx
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