システム障害によるお詫びメールの書き方と例文

システム障害によるお詫びメールの書き方と例文

システム障害発生によるお詫びメールでは、「いつ・どこで・何が起きたのか」を伝え、お客様に障害発生状況を理解してもらう事が重要です。
またシステム障害が復旧した場合は、通常通りサービスを利用できる事をお知らせすることでお客様に安心感を与える事ができます。
システム障害が発生した中でお客様をフォローするためにも、このようにメール内容を具体的かつ適切に書くようにします。

システム障害によるお詫びメールの書き方のポイント

  • ・すぐにお客様がご利用のサービスの状況が分かるように、出来るだけ具体的な内容で明確に伝えます。
  • ・システムが復旧した場合はその旨を明記し、お客様にサービスを利用できる事を伝えてください。
  • ・個人情報を扱っているサイトの場合は、個人情報が流出していない旨を記載する事でお客様の不安を解消することができるでしょう。
  • ・お客様が知りたい情報が一目でわかるように、改めて箇条書きで「障害発生日時、サービス影響、復旧状況、原因」を記載してもよいです。
  • ・お客様が他にご不明な点があってもお問合せができるように、末尾に会社の連絡先を記載しましょう。

システム障害によるお詫びメールの例文_1

件名:システム障害によるお詫び

○○ 様

いつも○○をご利用いただき、誠にありがとうございます。
株式会社〇〇カスタマーサポートの〇〇と申します。

○○○○年○○月○○日 ○○:○○に発生したシステム障害のため、
○○のサービスをご利用いただけない状況が発生いたしました。
ご迷惑をおかけしまして、誠に申し訳ございません。

なお、現在は復旧しており、サービスを通常通りご利用いただける状態です。
また当障害におけるお客様の個人情報の流出は発生しておりません。

——————————————————————————–
1.障害発生日時
○○○○年○○月○○日 ○○:○○ ~ ○○○○年○○月○○日 ○○:○○

2.サービス・影響
例)一時的に○○のサービスをご利用いただけない状態が発生いたしました。

3.復旧状況
現在は復旧しており、通常通り○○のサービスをご利用いただける状態でございます。
また当障害におけるお客様の個人情報の流出は発生しておりません。

4.原因
例)アクセス集中に伴い、サーバーの負荷が増大したため。
——————————————————————————–

今後、同様の事象が発生いたしません様、再発防止に努めてまいります。
重ねてではございますが、皆様にご不便・ご迷惑をおかけしたことを、心より深くお詫び申し上げます。

引き続き、○○をどうぞよろしくお願いいたします。

──────────────────
○○株式会社
カスタマーサポート ○○
tel:xxxxxxxx
──────────────────

システム障害によるお詫びメールの例文_2

件名:サーバー停止を伴うシステム障害に関して

○○ 様

平素は当サービスをご利用いただきまして、誠にありがとうございます。
株式会社〇〇カスタマーサポートの〇〇と申します。

昨日の○○月○○日 ○○:○○にデータベースサーバーに
障害が発生し〇〇分程度のサーバー停止に伴うシステム障害が発生いたしました。
現在は復旧しておりますが、一時的にサイトにアクセスできない等の状況が
発生しており、ご不便、ご迷惑をおかけして大変申し訳ございませんでした。

今後は再発防止に努めていくとともに、定期的なチェックやメンテナンスなど
より一層強化していく所存でございます。

ご不明な点がございましたらご連絡くださいませ。
今後ともよろしくお願いいたします。

──────────────────
○○株式会社
カスタマーサポート ○○
tel:xxxxxxxx
──────────────────

※ご利用規約
・当サイトの例文テンプレートは例文形式となりますので、アレンジを前提にご利用いただけますが、あくまでも例文(サンプル文章)となりますので、内容をよくご確認いただき、お客様のご判断と責任におきましてご利用をお願い申し上げます。
・例文テンプレートの内容関しては、正確性、確実性を保証するものではありません。今後、予告なしに内容を変更または廃止する場合があります。
・当サイトの例文テンプレートデータをご利用いただく場合には、お客様のご判断と責任におきましてご利用をお願い申し上げます。また、例文テンプレートデータ内容を十分ご確認いただきご利用をお願いいたします。
・例文テンプレートデータに関してのトラブルは、当サイトでは一切の責任を負いかねます事ご了承願います。
・当サイトの例文テンプレートの無断転用・転載を禁止します。
・詳細に関してはこちらのご利用規約プライバシーポリシーをご覧ください。

カテゴリー
社外メール 社外メール 謝罪・お詫び

タグ
/ /

関連コンテンツ

気持ちが伝わる発送ミスのお詫びメールとは?

気持ちが伝わる発送ミスのお詫びメールとは?

どんなに気をつけていたとしても、ミスは起こってしまうものです。 発送ミスが起こってしまった時は、迅速に対応することが重要になります。 また、発送ミスが起こった原因に加え、ミスをカバーするための今後の対 …
見落としがあった際のお詫びメールの書き方と例文

見落としがあった際のお詫びメールの書き方と例文

先方のメールに見落としがあった時は、なるべく気がついた時点で早めにお詫びのメールを送りましょう。 お詫びメール送る時はお詫びをすることはもちろんですが、今後は同じことを繰り返さないという意思を伝えるこ …
取引先にアポイントを依頼する時の書き方と例文テンプレート

取引先にアポイントを依頼する時の書き方と例文テンプレート

取引先と打ち合わせをする時は、事前にアポイントを依頼するためのメールを送るのがビジネスマナーの基本です。 しかし、アポイントの依頼メールはどのような文面にすればいいのか悩んでしまう人もいるでしょう。 …
質問に対して回答いただいたお礼メールの書き方と例文

質問に対して回答いただいたお礼メールの書き方と例文

質問をしたときに回答してもらうことができたら、そのままにしておかずにお礼メールを書くのがビジネスマナーです。 回答のメールに対して返信する形で、質問や回答の内容を残したまま返事をしましょう。 問題が解 …
カタログや資料送付を催促するメールの書き方と例文

カタログや資料送付を催促するメールの書き方と例文

依頼したカタログや資料がまだ手元に届かない時、相手に送付を催促するメールを送る際には丁寧な文章を書くように心がけましょう。 きちんと依頼できていなかった場合や、行き違いなどが起こってしまっている場合も …
祝賀会を開催する案内メールの書き方と例文

祝賀会を開催する案内メールの書き方と例文

会社の創立◯◯記念祝賀会などを開催する際の案内メールを送信する際は、祝賀会の趣旨や祝賀会の日時、開催場所などを明記します。 最後に返信期日と返信の方法を明記します。 同じ会社の人間に対してメールを送る …

タグ