ビジネスを営む企業にとって取引先やクライアントから信頼されるために、納期を順守することは非常に大切です。
もっとも、やむを得ない事情によってどうしても納期に遅延してしまう場合もあるでしょう。
そのような場合に、メールで真摯にお詫びをし納期を遅らせることを依頼すれば、顧客などとの関係悪化のリスクを最小限に抑えることが可能です。
ここでは、納期遅延をお願いする際のメールの書き方のポイントと文例についてご紹介いたします。
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納期遅延のお願いのお詫びメールを書くときのポイント
- ・納期遅延のお詫びメールもビジネスメールの一種ですので、冒頭で納期の延期を要請する旨を明確に記載することが大切です。
- ・その上で、なぜ納期を延期しなければならなくなったのかという理由を簡潔に記載しましょう。
- ・最後に納期遅延となってしまったことについて謝罪の言葉を添えましょう。
- ・直接会うのではなく、メールで連絡することになった点についても一言お詫びしておくとよいでしょう。
納期遅延のお願いのお詫びメールの例文_1
件名：納期遅延のお詫びと延期のお願い
◯◯◯◯株式会社
購買部 ◯◯ 様
平素より大変お世話になっております。
株式会社◯◯の◯◯と申します。
先日は当社の液晶パネルをご発注いただきありがとうございました。
◯◯月◯◯日までに商品を納入することをお約束させていただいておりましたが、
誠に申し訳ありませんが、◯◯月◯◯日に納期を延期させていただけないでしょうか。
事情を申し上げると、当該商品を製造している中国の工場でストライキが
発生した関係で製造工程に遅延が生じております。
そのため、当初の納期には間に合わない状況なのですが、
状況が好転する見通しは立っておりますので、
◯◯月◯◯日までには納入できる見込みとなっております。
納期を順守できず大変申し訳ございません。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
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株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯
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納期遅延のお願いのお詫びメールの例文_2
件名：納期に関するご相談
◯◯◯◯株式会社
◯◯ 様
いつもお世話になっております。
株式会社◯◯の◯◯と申します。
毎月ご購入いただいているノベルティグッズについて、
お約束の◯◯日までにお納めすることが難しくなってしまい連絡いたしました。
先月の水害によって印刷機が故障してしまい、
その修理に◯◯日ほど要してしまったのですが、
すでに復旧しており◯◯日までには間に合う見込みです。
もう少し早めに連絡をするべきでしたが、連絡が遅くなり大変申し訳ございません。
つきましては、誠に恐れ入りますが、今回のご発注分については◯◯日までに
納入させていただきたくお願いできないでしょうか。
ご不便、ご迷惑をおかけし大変申し訳ありません。
よろしくお願いいたします。
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株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯
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