会議・ミーティング開催予定のお知らせメールは、会議・ミーティングが行われる場所や日時、議題となる内容が簡潔に分かりやすく書かれていることで読みやすくなります。
上司だけではなく、取引先の方が参加する場合もあるため、行き違いがないように曖昧な表現は避けて、会議に関することだけを具体的に書くようにしましょう。
ここでは、会議・ミーティング開催予定をメールでお知らせする際のポイントと例文をご紹介いたします。
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会議・ミーティング開催予定のお知らせメールの書き方のポイント
- ・件名は、会議・ミーティングのお知らせであることがすぐわかるように内容と合わせた簡潔なものにします。
- ・急ぐ場合には冒頭に【至急】と書くなど早く確認してほしいことが伝わる工夫をします。
- ・会議・ミーティングの詳細は記載漏れがないように注意します。要点を絞り、箇条書きにすると見やすくなります。
- ・内容について併記したい場合には、箇条書きにした詳細の後に書き添えます。
社内向けの会議・ミーティング開催予定のお知らせメールの例文
件名：◯月定例ミーティングのお知らせ
営業部各位
お疲れ様です、◯◯部の◯◯です。
◯月の定例ミーティングを以下の内容で行いますので連絡いたします。
■日時
◯月◯日（◯）◯◯：◯◯ ～ ◯◯：◯◯
■場所
本社◯階第一会議室
■議題
１）◯月期売上報告
２）取引先からのフィードバック内容報告
３）◯月期に予定している販促キャンペーンの進捗報告
資料を添付しておりますので、参加の際には持参してください。
●添付ファイル
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・資料１.pdf
・資料２.pdf
・資料３.pdf
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不明な点や欠席される方は、私◯◯までご連絡ください。
以上、よろしくお願いいたします。
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◯◯部 ◯◯ ◯◯
内線：◯◯◯◯
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社外向けの会議・ミーティング開催予定のお知らせメールの例文
件名：グループシステムの営業活用促進について全体会議のご案内
株式会社◯◯◯◯
営業部部長 ◯◯ 様
いつも大変お世話になっております。
株式会社◯◯の◯◯です。
◯◯月よりグループ会社全体に導入されたシステムの営業面の活用について、全体会議を行うことになりました。
つきましては以下の詳細をご確認いただきまして、ご出席をお願いいたします。
■日時
◯◯年◯◯月◯◯日（◯）◯◯：◯◯ ～ ◯◯：◯◯
■場所
貴社◯階大会議室
■議題
１.システム導入後の状況報告（各社）
２.システム導入後の問題点についてのディスカッション
３.今後のシステムのアップデート希望申請ツールについての説明
■参加予定者
グループ各社営業部部長
なお、当日の資料を製作するため、添付の書類にて状況報告を◯◯月◯◯日までご返信お願いします。
●添付ファイル
——————————
・資料１.pdf
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会議へのご欠席もしくは代理の方のご出席や、ご不明な点についても私までご連絡いただけますと幸いです。
御多忙中とは存じますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
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株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯
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